Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.11.2022/Pykälä 336

537/02.08.00/2022

KV 14.11.2022 § 77 

Valtuutettu Tero Ahtola luki allekirjoittamansa toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista koskeneen seuraavan valtuustoaloitteen:

"Toiminnanohjaus

. Kaupungin henkilökunta vastaanottaa palvelupyyntöjä esimerkiksi kuntalaisilta ja yrityksiltä, sekä kaupungin sisäisesti.

. Henkilökunnalla on kaiken aikaa pöydällä keskeneräisiä asioita. toinen toistaan tärkeämpiä.

. Asioidessani kaupungintalolla olen havainnut eroja vasteajassa. Toisinaan asiat selviävät hyvinkin nopeasti ja toisinaan vähän hitaammin. Samansuuntaista palautetta olen saanut myös kuntalaisilta. Tämä on ymmärrettävää, sillä aika on rajallista. mutta tehtävien määrä vaihtelee.

. Kuntalaisen pieneltäkin kuulostava tiedustelu voi merkitä kysyjälle suuresti ja toisaalta yritysten kyselyt voivat olla kaupungille taloudellisesti merkittäviä.

. Henkilökunnalla voi olla tehtäviä kasaantuneena liian paljon, jotta kaikki pystyisi hoitamaan kohtuu ajassa. Tämä kuormittaa ja lisää henkilökunnan stressiä ja heikentää näin työhyvinvointia, sekä tehokkuutta.

. Kaupungilla on jo nyt osittain käytössä tietojenhallinta puolella toiminnanohjausjärjestelmä (Zendesk).

. Järjestelmää voidaan hyödyntää niin, että asiat eivät ole kuormana henkilöstön päässä, tai hukkuneena sähköposteihin. Eduiksi luettakoon myös, että tehtävien seuranta ja delegointi helpottuu.

. Järjestelmä auttaa myös tarvittaessa lisäämään yhdessä tekemistä, sillä tehtävät ovat avoimesti tiedostona ennalta määritellylle ryhmälle, mitä ryhmän jäsenet voivat kommentoida. Tämä nopeuttaa asian hoitamista ja kukaan ei jää yksin vaikeiden asioiden kanssa.

. Järjestelmä voidaan myös ohjastaa muistuttamaan, jos jokin tehtävä on hoitamatta liian pitkään.

. Forssan kaupungin strategiassa on pitkään painotettu tiedolla johtamista. Nyt on aika siirtyä "sanoista tekoihin" ja valjastaa käyttöön digitaaliset apuvälineet työhyvinvoinnin, tehokkuuden ja tiedolla johtamisen edistämiseksi."

Valtuutettu Tero Ahtolan lisäksi aloitteessa olivat mukana valtuutetut Otto Eriksson, Timo Helin, Asta Jaakkola, Topias Kujala, Pia Kuparinen, Kari Suoranta ja Irmeli Vinnikainen sekä varavaltuutettu Mika Sarin.

Päätös Valtuusto lähetti aloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi.

KH 28.11.2022 § 336  

Valmistelija Hallintojohtaja Hanna Saarni, p. 040 573 6133, hanna.saarni (ät) forssa.fi

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää lähettää toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista koskevan valtuustoaloitteen keskushallinnon valmisteltavaksi.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.