Dynasty tietopalvelu Haku RSS  

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 31.05.2021/Pykälä 161


 

Kaupungin tietotekniikan peruspalveluiden hankinta Kuntien Tiera Oy:ltä

 

513/00.01.05/2020

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

YTR 26.10.2020 § 53

 

Valmistelija Henkilöstöpäällikkö

 

Forssan kaupungin johto on aloittanut keskustelun mahdollisesta ICT - toimintojen kumppanuudesta Kuntien Tiera Oy:n kanssa.

 

Kumppanuuden laajuus voi vaihdella yksittäisistä palveluista kokonaisulkoistukseen.

 

Kumppanuusselvitykseen kuuluu ICT - toimintoihin liittyvän Datan keruu, analysointi ja ratkaisuehdotuksen tekeminen ja toimenpiteet. Kyseessä on tekninen, tuotannollinen ja taloudellinen tarkastelu.

 

Myös ICT - henkilöstö kuuluu tarkastelun piiriin, jolloin keskustellaan liikkeenluovutuksesta ja henkilöstön siirtymisestä Kuntien Tiera Oy:n palvelukseen. Asiasta on pidetty 8.10.2020 informaatiotilaisuus henkilöstölle Kuntien Tiera Oy:n toimesta ja käyty läpi Kuntien Tieraa työnantajana ja ICT ammattilaisen työpaikkana ja tarkasteltu henkilöstön siirtymiseen liittyvää prosessia.

 

Lisätietoa Tiera kumppanuudesta on liitteenä.

 

Käsittely: Talousjohtaja Leena Järvenpää selosti asiaa kokouksessa. Kysymyksessä on hanke, jossa selvitetään ICT-palveluiden kumppanuutta ja sitä mikä olisi Forssan kaupungille paras tapa. Asiasta tehdään päätöksiä vuonna 2021. Asian valmistelu jatkuu ti 27.10.2020 ensimmäisellä työpajalla.

 

Työelämässä ICT palvelujen merkitys ja tärkeys on korotunut.

 

Esittelijä Henkilöstöpäällikkö

 

Päätösehdotus Yhteistoimintaryhmä merkitsee Tiera - kumppanuusselvityksen käynnistymisen tiedokseen ja kommentoi tarvittaessa prosessiin liittyviä toimenpiteitä.

 

Päätös Yhteistoimintaryhmä merkitsi Tieran kumppanuusselvityksen käynnistymisen tiedoksi ja totesi ettei kommentoitavaa asiaan liittyen tullut esille kokouksessa.


 

KH 08.02.2021 § 27

 

Valmistelija Talousjohtaja ja kaupunginsihteeri

 

 Laadukkaat hyvinvointipalvelut,tiedolla johtaminen eli ajantasaiseen  ja validiin tietoon perustuva johtaminen ja päätöksenteko, osallisuuden edistäminen, uusien toimintatapojen ennakkoluuloton kehittäminen ja  tasapainoinen kuntatalous ovat esimerkkejä  Järkivihreä Forssa-kestävää elinvoimaa -kaupunkistrategian tavoitteista, jotka asettavat uusia haasteita myös tietotekniikan  hyödyntämiselle ja johtamiselle.

 

 Kyberturvallisuuteen liittyvien riskien vähentäminen ja mahdollinen poistaminen ja käytettävissä olevan tietoteknisen osaamisen varmistaminen ja vahvistaminen myös häiriö- ja poikkeustilanteissa on tullut yhä merkittävämmäksi. 

 

 Mm. EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR ja sen perusteella laadittu tiedonhallintalaki ovat tuoneet paljon uusia vaatimuksia myös kunnille tietosuojaan ja -turvaan ja asianhallintaan liittyen.

 

 Kaupunkistrategia sekä Pärjäävä Forssa -ohjelma edellyttävät kaupungin palvelu- ja työprosessien uudistamista, sähköisten palvelujen kehittämistä ja digitalisaation hyödyntämistä. Jotta tämä toteutuisi parhaalla mahdollisella tavalla, pitää kaupungin oman tietotekniikan fokusta siirtää entistä enemmän toimialojen tukemiseen ja digitalisaation edistämiseen kaupungin palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Tietotekniikka on mahdollistaja eikä vain tukitoiminto.

 

 Kuntien Tiera Oy (Tiera) on nykyisin johtava kuntien tietotekninen kumppani. Tiera on yli 330 kuntatoimijan omistama, voittoa tavoittelematon yhteiskunnallinen yritys. Yhtiön omistajina ovat kunnat, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Forssan kaupunkikin on Tieran omistaja. Tiera tarjoaa palveluitaan vain omistajilleen.

 

 Kaupunki on syksyn aikana selvittänyt Tieran kanssa mahdollista kumppanuusmallia. Tarkoituksena oli käydä läpi nykytilanne, haasteet sekä kehittämistarpeet ja -tavoitteet liittyen tietotekniikan palvelutuotantoon, tietohallintoon ja digitalisaatioon.

 

 Kaupungin tavoitteina Tiera-kumppanuudelle ovat olleet:

 - talouteen, tietotekniikan henkilöihin ja heidän osaamiseensa sekä osaamiseen ja tietoturvallisuuteen samoin kuin kaupungin tuottamien palvelujen jatkuvuuteen liittyvät) riskit entistä paremmin hallintaan

 - kustannustehokkuuden parantaminen niin kaupungin toiminnassa kuin tietoteknisessä toiminnassa; toimialoja tukevaan digitalisaation koordinointiin ja jalkauttamiseen nykyistä enemmän resursseja

 - asiakaslähtöisyyden entistä parempi huomiointi kaupungin palvelujen kehittämisessä; uusien tietoteknisten ratkaisujen arviointiin nykyistä enemmän tukea omasta tietotekniikan henkilöstöstä

 - hyvän ja tasalaatuisen sekä ratkaisukykyisen tietoteknisen palvelun tuottaminen myös erilaisissa poikkeustilanteissa; sairaspoissaolot, karanteenit, lomat, jne.

 - kaupungin koko tietotekniikan ympäristön tilannetieto (ml. mittarit) nykyistä paremmaksi

 - EDU:n ja Hallinnon tietoteknisten resurssien entistä laajempi hyödyntäminen puolin ja toisin

 - kaupungilla käytettävissä olevan tietoteknisen osaamisen varmistaminen leveimpien hartioiden avulla

 - tietoteknisen henkilöstön osaamisen kehittäminen ja yhä monipuolisempien urapolkujen tarjoaminen erityisesti pitkällä aikavälillä

 - tukea seudullisen yhteistyön kehittämiseen; Tiera-kumppanuuden avulla voitaisiin jatkossa tuottaa seudun kunnille tietoteknisiä palveluita Tieran Forssan palvelukeskuksesta.

 

 Polku Tieraan -kumppanuusmallin selvittelyn aloitti vuoden 2020 syksyllä johdon työpaja, jonka jälkeen asiaa on käsitelty useassa työpajassa. Mallia esiteltiin kaupunginhallitukselle kokouksessa 18.1.2021. Selvitys sisältää kahden tai kolmen työntekijän mahdollisen siirtymisen Tieran palvelukseen liikkeenluovutuksella. Prosessista on informoitu erikseen kaupungin tietotekniikan viittä työntekijää. Asiaa on käsittelylty kaupungin yhteistoimintaryhmässä.

 

 Kumppanuusmallin seuraava vaihe olisi sopimusneuvotteluvaihe. Kaupunginhallitus on nyt päättämässä, ryhtyykö kaupunki neuvottelemaan kumppanuussopimuksesta Tieran kanssa. Sopimusneuvotteluissa tarkennettaisiin selvityksen tuloksia ja laadittaisiin mm. vastuumatriisi, asiakaskohtainen ratkaisukuvaus sekä puite-, palvelu- ja projektisopimuspohjat. 

 

 Sopimusneuvottelut kestäisivät noin kaksi kuukautta. Neuvotteluissa valmisteltaisiin kumppanussopimus mainittuine yksityiskohtineen. Neuvottelut eivät velvoittaisi kaupunkia eivätkä aiheuttaisi sille kustannuksia. Ne olisivat kaupungille riskittömät. Neuvottelujen jälkeen kaupunki ratkaisisi, tekisikö se kumppanuussopimuksen Tieran kanssa vai raukeaisiko asia. Jos kaupunki tekisi sopimuksen Tieran kanssa, kaupunki maksaisi yhtiölle sopimuksen mukaiset kustannukset. Käyttöönottoprojektin kustannuksiin ei ole varattu määrärahaa kuluvan vuoden talousarvioon. Sen vuoksi ilmeisestikin valtuusto ratkaisisi asian kaupungin puolesta ja myönteisessä tapauksessa hyväksyisi talousarvioon tarkoitusta varten määrärahan.

 

 Oheisaineistona on kokoukseen osallistuville Polku Tieraan -kumppanuusmallia koskeva selvitys. Tieran mukaan se sisältää liikesalaisuuksia. Liikesalaisuudet ovat salassa pidettäviä.  

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee Polku Tieraan -selvityksen tiedoksi ja päättää kaupungin siirtyvän neuvotteluvaiheeseen Tieran kanssa.   

 

Käsittely Talousjohtaja Leena Järvenpää oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tätä asiaa käsiteltäessä.

 

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen. 

 

 

 

YTR 29.03.2021 § 19 

 

Valmistelija Henkilöstöpäällikkö

 

Forssan kaupunki on siirtynyt sopimusneuvotteluvaiheeseen kuntien Tiera Oy:n kanssa. Neuvotteluvaihe kestää noin 2 kuukautta ja sisältää myös kahden tai kolmen kaupungin ICT -  työntekijän mahdollisen siirtymisen Tieran palvelukseen liikkeenluovutuksella. 

 

Sopimusneuvotteluissa tarkennetaan selvityksen tuloksia  ja laaditaan  asiakaskohtainen palvelukuvaus ja vastuumatriisi sekä puite- palvelu ja projektisopimusluonnokset. Tarkoituksena on, että valtuusto tekee keväällä  päätöksen  kumppanuussopimuksen hyväksymisestä  vai raukeaako asia. Liitteenä karkea luonnos etenemisestä.

 

Tässä 29.3.2021 yhteistoimintaryhmän kokouksessa toteutetaan yhteistoimintalain mukaista yhteistoimintamenettelyä siten, että kokoukseen mukaan on kutsuttu ICT-henkilöstö, jota asia koskee ja mukana ovat myös henkilöstön pääluottamusmiehet pöytäkirjaan merkityn mukaisesti. Mukaan on kutsuttu myös kuntien Tiera Oy:stä asiantuntijat Timo Heiniö ja Jarkko Sanisalo. Kaikki läsnäolijat voivat esittää asiaa koskevia kysymyksiä esim. sopimusneuvotteluista ja henkilöstön asemaan liittyvistä asioista ja vaikutuksista.

 

Esittelijä Henkilöstöpäällikkö

 

Päätösehdotus Yhteistoimintaryhmä merkitsee Tiera - kumppanuusselvityksen käynnistymisen tiedokseen ja kommentoi tarvittaessa prosessiin liittyviä toimenpiteitä.

 

Käsittely: Tieran edustaja, henkilöstöpäällikkö Jarkko Sanisalo selosti yksityiskohtaisesti esityksen pohjalta Tieraa työnantajana, ulkoistamisprossessin kulkua yleisesti ja muuttuvia tekijöitä prosessin kuluessa.

 

Aikataulun mukaan 27.4.2021 pidetään Tieran kumppanuusmalliin liittyvä päivä, yhteinen tilaisuus klo 9-11 ja sen jälkeen on varattu aikaa yksiköllisempiin (3) tapaamiseen ja päivän lopussa on varattu aikaa Forssan kaupungin esimiesten tapaamiseen.

 

Kaupunginvaltuusto tekee päätöksen asiasta 21.6.2021.

Päätös Yhteistoimintaryhmä merkitsi Tieran kumppanuusselvityksen käynnistymisen tiedoksi ja totesi ettei kommentoitavaa asiaan liittyen tullut esille kokouksessa.

 

 

 

 

YTR 26.04.2021 § 27 

 

Valmistelija Henkilöstöpäällikkö

 

Tiera kumppanuuskeskustelut ovat jatkuneet ja palvelujen sisältöä ja rajapintoja on tarkasteltu mm. 20.4.2021 kokouksessa. Palveluista laadittu yleisluonteinen kuva sekä päätöksenteon aikataulu ovat liitteenä.

 

Aikataulun mukaan 27.4. on HR tapaaminen, 29.4. on sopimusdokumentin ja liitteiden läpikäynti, 17.5. KH info, 31.5. KH käsittely ja 21.6. valtuuston käsittely.

 

Talousjohtaja selostaa asiaa kokouksessa.

 

Esittelijä Henkilöstöpäällikkö

 

Käsittely: Talousjohtaja Leena Järvenpää selosti asiaa kokouksessa ja esitteli liitteenä olevaa aikataulua. Sopimusneuvottelut on käyty. Rajapintaneuvottelut ovat vielä kesken. Siirtyminen koskee 2-3 henkilöä ja heidän kanssaan pidetään henkilökohtaiset tapaamiset. Pyritään siihen, että nykyinen palvelutaso säilyy.

 

sen Leena Järvenpää poistui kokouksesta klo 13:00 tämän pykälän käsittelyn jälkeen.

 

Päätösehdotus Yhteistoimintaryhmä merkitsee annetun selostuksen, palvelun yleisluontoisen kuvauksen ja päätöksenteon aikataulun tietoonsa saatetuksi.   

 

Päätös Yhteistoimintaryhmä hyväksyi päätösehdotuksen.

 

 

 

 

KH 31.05.2021 § 161  

  

Valmistelija Talousjohtaja Timo Finning, p. 040 6694 775, timo.finning (at) forssa.fi

 

Forssan kaupunkistrategia sekä Pärjäävä Forssa -ohjelma edellyttävät kaupungin palvelu- ja työprosessien uudistamista, sähköisten palvelujen kehittämistä ja digitalisaation hyödyntämistä.

 

Toimialojen on tunnistettu tarvitsevan tietohallinnolta yhä enemmän tukea kehittämisessä. Koko kaupungin hallinnon kattavalle digitalisaation koordinoinnille on tarvetta. Lisäksi nykyisessä tavassa tuottaa kaupungin ICT-palvelut on tunnistettu riskejä. Viime vuosien aikana ovat erilaiset tietoturvauhat ja -hyökkäykset lisääntyneet kuntasektoria kohtaan. Myös pandemia-aika on korostanut riskejä, jotka liittyvät erityisesti kaupungin omien ICT-henkilöiden määrään ja käytettävissä olevaan ICT-osaamiseen.

 

Digitalisaatioon liittyvä potentiaali ja samaan aikaan potentiaalin saavuttamiseen liittyvät osaamisvaatimukset ja riskit kasvavat vauhdikkaasti. Tietohallintoa voidaan uudistaa kaupungin omaa toimintaa kehittäen tai valikoituja palveluja ulkoistaen.

 

Viranhaltijoiden selvitysten perusteella palvelujen uudistamis- ja kehittämistarpeeseen sekä niiden käyttövarmuuteen voidaan parhaiten vastata toteuttamalla ICT-kumppanuus, jossa hankitaan tietohallinnon tuottamat ICT:n peruspalvelut ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Asiassa pitää ottaa huomioon myös se tosiasia, että kaupungilla on ollut ICT:n infrapalvelujen hankinnasta ulkopuo-lisen palveluntuottajan kanssa tehty pitkäaikainen sopimus mutta että julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia eli hankintalakia noudattaakseen kaupungin on nyt joko järjestettävä kyseispalveluita koskeva tarjouskilpailu tai hankittava palvelut omalta sidosyksiköltään eli osittain omistamaltaan yhtiöltä.

 

ICT-kumppanuus voidaan toteuttaa käytännössä kahdella tavalla. Kumppani voi olla joko kaupallinen markkinatoimija tai in-house-toimija. Sekä markkinatoimijoilla että in-house-toimijoilla on näyttöjä onnistuneista ICT-palvelujen toimittamisista kunnille. Nämä vaihtoehdot eroavat toisistaan merkittävästi hankintatavaltaan.

 

Perinteisessä hankintaprosessissa kunta määrittelee tarvitsemansa palvelut sekä julkaisee hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön, johon markkinatoimijat voivat jättää tarjouksiaan. Tämä malli on läpinäkyvä ja tarkoitusperiltään hyvä. ICT-palveluja koskeva tarjouskilpailu sisältää kuitenkin riskejä, joita näitä helpommin vertailtavia palveluja koskevassa tarjouskilpailussa ei ehkä ole. Ensinnäkin saadakseen toivotunlaiset palvelut kilpailukykyiseen hintaan kaupungin pitäisi osata määritellä tarpeensa erittäin täsmällisesti tarjouspyynnössä. Toisekseen säännöllisin väliajoin järjestettävissä julkisissa tarjouskilpailuissa on vaikea ottaa huomioon pitkän aikavälin elinkaarikustannuksia, kuten toimittajan vaihtoihin liittyviä laatukustannuksia tai käyttöönottoprojektien kustannuksia. Säännöllinen tarjouskilpailu myös vaarantaa kaupungin digitalisaation pitkäjänteisen kehittämisen ja aiheuttaa riskejä toimittajien vaihtojen yhteydessä.

 

Toinen vaihtoehto on hankkia ICT-palvelut in-house-toimijalta, jolloin hankinta voidaan tehdä suorahankintana. Tällöin kyse on sidosyksikön kanssa tehtävästä yhteistyöstä, jossa sidosyksikön on toimittava hankintalain 15 §:n 5 momentin perusteella omistajansa etujen mukaisesti.

 

Kaupunki alkoi vuoden 2020 syksyllä selvittää kumppanuusmallia Kuntien Tiera Oy:n kanssa. Tiera on yli 330 kuntatoimijan omistama, voittoa tavoittelematon yhteiskunnallinen yritys, joka tarjoaa palvelujaan vain omistajilleen. Kaupunki on yksi Tieran omistajista.

 

Tieran kanssa kaupungin on mahdollista saavuttaa tasavertainen kumppanuus. Tieralla on palveluksessaan noin 170 kuntien ja kaupunkien ICT-toimintaa ja -ympäristöä tuntevaa asiantuntijaa. Yhtiö on riittävän iso toimija hallitakseen ICT-osaamiseen ja ICT-henkilöihin liittyvät riskit. Samalla Tiera on riittävän pieni ja asiakas-kunnaltaan sopiva kohdistaakseen huomionsa ja kehittämispanok-sensa kaupunkien ja kuntien palvelujen kehittämiseen.

 

Kaupunginhallitus käsitteli kokouksessa 8.2.2021 (27 §) Polku Tieraan -kumppanuusmallia ja päätti kaupungin käynnistävän sopimusneuvottelut. Kevään aikana kaupungin edustajat ovat neuvotelleet kumppanuusmallin yksityiskohdista Tieran edustajien kanssa. Neuvottelujen lopputuloksena on valmistunut palvelusopi-musta ja sen liitteitä koskeva luonnos. Tiera on luokitellut sopimuksen liikesalaisuudeksi ja näin ollen salassa pidettäväksi.  

 

Neuvottelujen ja tehdyn kokonaisarvioinnin perusteella on päädytty esittämään, että ICT:n peruspalvelut hankitaan Tieralta. Tähän sisältyy osittainen liikkeenluovutus. Tieran kanssa sovittava ratkaisu mahdollistaisi kaupungin tietohallinnon henkilökunnan paneutumisen toimialayhteistyöhön ja kaupungin digitalisaation edistämiseen. Tämän lisäksi on laskettu, että Tieran tuottaessa palvelut kaupunki saavuttaisi noin 40 000 euron vuotuiset säästöt verrattuna nykyisiin kustannuksiin. Säästöt tosin realisoituisivat vasta kahden vuoden päästä. Tieran palveluihin siirtymiseen liittyvän käyttöönottoprojektin kertakustannus on 75 000 euroa, ja siitä kohdentuu arvion mukaan 25 000 euroa vuodelle 2021 ja 50 000 euroa vuodelle 2022. Käyttöönottoprojekti on luonteeltaan investointi. Talousarvion investointiosassa ei ole varattu siihen määrärahoja. Hankinnan toteuttaminen vaatisi talousarvion muutoksen.

 

Valmistellussa mallissa Tiera perustaisi Forssaan toimipisteen. Kolme kaupungin työntekijää siirtyisi työsopimuslain säännösten mukaisen liikkeenluovutuksen nojalla vanhoina työntekijöinä Tieran palvelukseen Forssaan. Asia on ollut esillä yhteistoimintaryhmän kokouksissa 29.3.3031 ja 26.4.2021. Kaikki kaupungin ICT-työn- tekijät olivat kutsuttuina mukana yhteistoimintamenettelyssä 29.3.2021 pidetyssä yhteistoimintaryhmän kokouksessa. Tuossa kokouksessa olivat läsnä myös Tieran edustajat ja kaupungin kaikki pääluottamusmiehet. Valtuustosalissa pidettiin 27.4.2021 yhteistoimintatilaisuus ICT-henkilöstön, Tieran edustajien ja työnantajan edustajien kesken. Tuolloin em. kolmella ICT- työntekijällä oli yhteisten keskustelujen lisäksi henkilökohtaiset keskustelut Tieran henkilöstöpäällikön kanssa.

 

Markkinaselvityksen, kaupungin omien nykyisten kustannusten ja muiden kuntien esimerkkien perusteella arvioiden sopimus olisi kilpailukykyinen ja kaupungin kannalta hyväksyttävissä. Se pienentäisi vuotuisia käyttökustannuksia noin 40 000 euroa.

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kesäniemi Jari

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto

1. hyväksyy kaupungin hankkivan ICT:n peruspalvelut Kuntien Tiera Oy:ltä yhtiön kanssa tehtävän sopimuksen ja siihen liittyvän liikkeen-luovutuksen mukaisesti

2. hyväksyy kuluvan vuoden talousarvion investointiosaa muutettavan niin, että atk-ohjelmat ja muut pitkävaikutteiset menot -kohtaan lisätään 25 000 euroa vuodelle 2021, ja vuoden 2022 talousarvion vastaavaan kohtaan otettavan 50 000 euron määrärahavaraus

3. oikeuttaa kaupunginhallituksen kaupungin puolesta hyväksymään yksityiskohtaisen sopimuskokonaisuuden ja toteuttamaan hankinnan.

 

Käsittely Talousjohtaja Timo Finning oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tätä asiaa käsiteltäessä.

 

 Keskustelun kuluessa jäsen Jouko Haonperä ehdotti kaupunginjohtajan ehdotuksesta poiketen, että kaupunginhallitus palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi avoimen tarjouskilpailun järjestämiseksi. Jäsenet Johanna Häggman, Sami Mattila, Timo Norri ja Tapio Virtanen kannattivat Haonperän ehdotusta.

Päätettyään keskustelun ja tiedusteltuaan asiaa puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen olleen asian uudelleen valmisteltavaksi palauttamisesta yksimielinen.

 

Päätös Kaupunginhallitus palautti asian uudelleen valmisteltavaksi.

 

 

 

Ptk tark.