Dynasty tietopalvelu Haku RSS  

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 31.05.2021/Pykälä 187


 

Kaupungin työllisyyspalvelujen toiminnallinen uudistaminen

 

639/00.01.02/2020

 

 

 

SITLA 26.01.2021 § 13 

 

Valmistelija Työllisyys- ja hyvinvointipalvelujen päällikkö Jaakko Leskinen,

 puh. 03 4141 5234, jaakko.leskinen(ät)forssa.fi

 

Toimintaohjelma 2025 ja lähtökohdat uudistukselle

 

Sivistys- ja tulevaisuuslautakunta on päättänyt työllisyyspalvelujen missioksi edistää kestävää elinvoimaa toteuttamalla työllisyyttä lisääviä monialaisia palveluratkaisuja ja tavoitteena palvelualueella on olla ensisijainen työllistämisen kumppani. Strategiavalinnat vuosille 2021-2024, kaupunkistrategiaan tukeutuen, ovat vaikuttava pajatoiminta, parasta asiakkaalle, työnantajien kanssa sekä tuloksekas verkosto ja liinisti kehittäen.

 

Uuden toimintaohjelmakauden yksi keskeisimmistä tavoitteista on pajatoiminnan vaikuttavuuden kehittäminen ja yksi keskeisimmistä keinoista tässä on työnhakijoiden osaamisen vahvistaminen heitä ja työnantajien tarpeita palvellen. Mittarit, kuten postiviinen eteneminen kohti työmarkkinoita, työpajojen käyttöaste sekä ohjausmäärät ja työmarkkinatuen kuntaosuus edellyttävät lähtökohtaisesti työpaja- ja ohjaustoiminnan myös toiminnallista uudistamista. Tämä luo edellytyksiä toimintaohjelmassa ja talousarvioissa onnistumiseksi.

 

Kaupungin talouden sopeuttamisessa ja tuottavuuden parantamisessa ovat keskeisessä asemassa muun muassa seuraavat kehittämisalueet: palveluverkon ja toimitilojen käytön tehostaminen, palvelu- ja työprosessien uudistaminen, palvelutarjonnan uudelleen arviointi, organisaation sekä rakenteiden ja johtamisjärjestelmän kehittäminen. Työllisyyspalvelujen uudistus noudattaa kaikkia näitä tavoitteita.

 

Toimintaympäristö

 

Työllisyyspalvelujen toimintaympäristö tulee jatkossakin muuttumaan. Vuonna 2020 toteutunut organisaatiomuutos Nuorten työpajojen ja Työllisyyspalvelujen yhteenliittymisessä on nyt tärkeää ja mahdollista hyödyntää täysimääräisesti. Osaamisen vahvistaminen ja työpajojen vaikuttavuuden lisääminen ovat keskeisiä havaintoja monialaisessa verkostossakin ja niihin on kannattavaa panostaa joka tapauksessa. Nuorten työpajojen organisaatiomuutos on nyt mahdollistanut kokonaisuuden arvioinnin toiminnallisuuksien ja uusien mahdollisuuksien näkökulmista.

Esitettävä uudistus mahdollistaa hyödyllisimmät lähtökohdat Forssan kaupungille tarvittaessa sekä seudulliseen ekosysteemiyhteistyöhön että tarvittaessa kuntakokeilujen johtopäätösten mukaiseen kuntien roolin muuttumiseen julkisten työvoimapalvelujen tuottamisessa tulevina vuosina.

Esitetyllä uudistuksella parannetaan myös edellytyksiä toimia ja reagoida edelleen taloudellisen toimintaympäristön muutoksissa resurssitehokkaammin. Lyhyellä aikavälillä tämä tapahtuu talouden tasapainottamisella ja pitkällä aikavälillä vaikuttavuuden kautta.

 

Osaamisen vahvistaminen kiinnittyy vahvasti pajatoimintaan ja sen kehittämiseen. Esimerkiksi nuorten työpajatoiminnan lakisääteisenä tehtävänä on valmennuksen avulla parantaa valmiuksia päästä koulutukseen, suorittaa koulutus loppuun tai päästä tarvitsemaansa palveluun tai avoimille työmarkkinoille. Täten työpajatoiminnassa korostuu keskeisesti asiakkaan ammatillisen taitojen parantaminen, mikä edistää siirtymistä työelämään.

 

Toiminnallisen uudistamisen myötä on mahdollista tiivistää työpajatoiminnan tarjontaa niin, että yhteistyössä ja osin samoissa tiloissa toimivat pajat mahdollistavat asiakkaalle joustavia ratkaisuja tutustua erilaisiin ammatillisiin työtehtäviin. Pajojen profiloituminen erilaisten ammatillisten taitojen ympärille auttaa asiakasta löytämään itseään kiinnostavan ja motivoivan tavan kehittää osaamistaan kohti työelämää. Työpajaympäristössä voi suorittaa entistä laajemmin osatutkintoja eri aloilta. Osaamisen vahvistaminen perustuu osaltaan alueen työelämän tarpeisiin, jolloin saadaan myös työelämän vaatimuksiin entistä paremmin soveltuvia osaajia työmarkkinoille. Osaamisen vahvistamisen pajat mahdollistavat, että kunnallinen pajatoiminta toimii yhdistävänä tekijänä asiakkaan työllistymisen ja työelämän vaatimusten välillä ja elinvoiman osavahvistajana.

 

Osaamisen vahvistaminen tarjoaa hyötyjä eri kohderyhmille:

 

1)     Osaamisen vahvistaminen edesauttaa asiakkaalle ammatillisen osaamisen vahvistumista ja sitä kautta edistää työllistymistä.

 

2)     Työpajatoiminnan ammatillisten sisältöjen teemoittaminen palvelumuotoilun keinoin selkeyttää toimintaa sekä tarjoaa ohjaukseen ja valmentamiseen selkeän, konkreettisen ja tasalaatuisen mallin.

 

3)     Osaamisen vahvistaminen mahdollistaa yrityksille osaavaa työvoimaa. Kun yrityselämän tarpeet kehittävät pajatoimintaa, saavat yritykset tarpeisiinsa sopivaa ja osaavaa työvoimaa.

 

 

Tavoiteltava rakenne ja toimintamalli

 

Työllisyyspalvelujen toiminnallinen rakenne on vuosien mittaan muodostunut eri vaiheiden myötä ja nyt on tarkoituksenmukainen ajankohta arvioida, suunnitella ja toteuttaa sekä ohjaus- että työpajapalveluja kokonaisuutena.

 

Nykyiset toimintojen sijainnit

 

Työpajat sijaitsevat tällä hetkellä seuraavasti: Työvalmennuskeskus Aktiivi (Perkiöntie 3), Wirta-paja (Wahreninkatu 11B), Kädentaitopaja (Wahreninkatu 11H), Wahrenintupa (Rautatienkatu 23), Nuorten työpaja (Hämeentie 37). Työvalmennuskeskus Aktiivissa sijaitsevat alihankinta- 1 ja 2, tex vex- ja Starttipajat sekä sosiaalisen työtoiminnan ryhmät Käkä, Taika ja Valo. Hämeentien työyksikössä sijaitsevat pajamyymälä-, logistiikka-, puutyö- sekä ruokakuljetustyöpajat. Pääsääntöisesti jokaisella työpajalla on yksi vastuuohjaaja tai työnjohtaja ja lisäksi Työvalmennuskeskus Aktiivissa toimii alihankinnan yhteydessä vakituista henkilöstöä.

 

Ohjausyksiköistä Työvoitto-palvelupiste sijaitsevat Kartanonkatu 10:ssä ja Ohjaamo Vapaudenkatu 4:ssä. Ohjausyksiköt ovat monialaisia palvelupisteitä, joissa toimii työllisyyspalvelujen asiantuntijoiden lisäksi, Hämeen Te-toimiston, FSHKY:n, LHKK:n ja määräajoin myös muiden toimijoiden asiantuntijoita. Etsivä nuorisotyö toimii lisäksi Ohjaamon kanssa samassa kiinteistössä. Ohjaamossa on jatkossa yksi kaupungin työntekijä ja Työvoitossa neljä työntekijää.

 

Kahden työpajakokonaisuuden ja yhden ohjausyksikön uusi malli

 

Työpajat

 

Syksyllä on käyty kaikissa työllisyyspalvelujen tiimeissä läpi henkilöstön kanssa vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia toiminnalliseen ja rakenteelliseen uudistukseen. Asiantuntijoiden näkemykset ja huomiot eri vaihtoehdoista on huomioitu esityksessä.

 

Työvalmennuskeskus Aktiivin ja Hämeentien pajayksikön lisäksi on selvitetty tilapalvelujen tarjolla olevia toimitiloja sekä kahden muun vuokranantajan kiinteistöjen mahdollisuuksia. Tuloksena esityksessä on, että tarkoituksenmukaisin ratkaisu työpajojen toiminnallisuuksien ja jatkosijoittumisen osalta ovat työpajojen keskittäminen kahteen kokonaisuuteen. Ensimmäinen työpajakokonaisuus sijaitsisi Työvalmennuskeskus Aktiivissa (Perkiöntie 3) ja toinen kokonaisuus Hämeentien (Hämeentie 37) työyksiköissä. Aktiivi on kaupungin omistama kiinteistö ja Hämeentie 37 yksikkö on ulkopuolisen vuokranantajan kiinteistö, jossa on toimittu jo muutamien vuosien ajan.

 

Työpajakokonaisuus 1: Työvalmennuskeskus Aktiivissa toimisivat lähtökohtaisesti jatkossa nykyisten työpajojen lisäksi Wirta-paja sekä Wahrenintupa. Wahrenintuvan toimintatapa muutettaisiin aktivoivampaan suuntaan ja se mahdollisesti sulautettaisiin muiden Aktiivin työpajojen yhteyteen. Tex vex -työpajasta myymälätoiminta tai koko toiminta voidaan mahdollisesti keskittää Hämeentien työpajakokonaisuuteen 2.

 

Työpajakokonaisuus 2: Hämeentie 37:ssa toimisivat jatkossa lähtökohtaisesti nykyisten työpajojen lisäksi Kädentaitopaja sekä Vihreäx-työpaja ja mahdollisesti osia tex vex -toiminnasta. Puutyöpaja voidaan mahdollisesti siirtää Aktiivin kiinteistön toiseen rakennukseen. Tätä arvioitaisiin vielä työllisyyspalvelujen toimesta, kun päätös toimintamallista olisi tehty.

 

Työllisyyspalveluille jätettäisiin ratkaisuvalta työpajojen lopullista sijoittamista varten edellä esitetyn kahden työpajakokonaisuuden periaatteen mukaisesti. Tällä muutoksella työpajoilla saavutettaisiin seuraavia hyötyjä: kaksi toiminnallisemmin ja tuloksellisemmin hallittavaa työpajakokonaisuutta, ohjaajien keskinäisen yhteistyön kasvu, tukiohjaajien tarpeen vähentyminen, asiakkaiden polutus kokonaisuuksien sisällä, tukipalvelujen kuten vuokrakulujen vähentyminen, osaamisen vahvistamisen hyödyt laajemmissa kokonaisuuksissa, molemmissa kokonaisuuksissa toimisi yksi lähiesimies paikan päällä, varahenkilöiden sujuvampi hyödyntäminen ja osaamisen välittämisen tehostuminen yksikköjen sisällä. Uusia synergisiä toiminnallisuuksia olisivat logistiikkayhteistyö ja myymäläyhteistyö Hämeentiellä sekä alihankintayhteistyö ja osaamisen vahvistamisen yhteistyö Työvalmennuskeskus Aktiivissa. Yksittäiset erillään sijaitsevat työpajat ovat haavoittuvaisia.

 

Kustannusmuutokset: vuokrakulut vähentyisivät vuositasolla yhteensä 36 500 € ja tukihenkilöstön tarve n. vuositasolla 40 000 - 50 000 € nettona. Työyksikköjen lähiesimiehille ja henkilöstölle jätettäisiin mahdollisuus toteuttaa tarvittavat yksityiskohtaisemmat järjestelyt. Toimitilat terveystarkastetaan ja työturvallisuusasiat korona mukaan lukien huomioidaan ja toteutetaan. Muutostöihin käytettäisiin vuoden 2021 investointimäärärahaa talousarvion mukaisesti. Hämeentie 37:n kiinteistön vuokranantajan kanssa on alustavasti neuvoteltu ja tämä osallistuu kustannuksiin. Yhteistyö on ollut joustavaa ja vuokrataso on kustannustehokkaampi kuin tilapalveluilla. Näiden nopeampien talousvaikutusten lisäksi tavoitellaan yhteistyön ja vaikuttavuuden kasvun kautta keskipitkällä aikavälillä työmarkkinatuen ennakoitavuutta ja hallintaa sekä resurssiviisaampia asiakasprosesseja. Nämä muutokset ovat yksi edellytys talousarvioesityksen 2021 toteuttamiselle työllisyyspalveluissa.

 

Henkilöstöä koskevat muutokset: Työllisyydenhoidon päällikkö jatkaisi Aktiivin lähiesimiehenä ja Nuorten työpajojen vastaavan pajaohjaajan, joka myös toimii lähiesimiehenä, työpiste siirtyisi Kädentaitopajan mukana Hämeentielle. Lisäksi Kädentaitopajan työpajaohjaaja ja toinen työvalmentaja siirtyisi Hämeentielle. Nuorten työpajan henkilöstö pitää uudistusta tarkoituksenmukaisena. Lähiesimiesten vastuualueet eivät muuttuisi muilta osin kuin mitä mahdollisesti tex vex -myymälän ja vihreäx-työpajan siirtyminen toisi vastuuta vastaavalle työpajaohjaajalle ja Wirta-pajan siirtyminen tuo vastuuta lisää työllisyydenhoidon päällikölle. Vakituisen henkilöstön työpisteiden siirtymistä ei muilta osin ole tarkoitus tehdä. Määräaikaisen henkilöstön osalta siirtymistä tapahtuisi mahdollisesti ko. työpajojen mukaisesti, jolloin Wirta-pajan sekä Wahrenintuvan ohjaajat siirtyisivät Työvalmennuskeskus Aktiiviin ja Vihreäx-työpajan ohjaaja siirtyisi Hämeentielle. Apuohjaajien tehtäviä tex vexissä, Wirta-pajalla ja Wahrenintuvilla sekä nuorten työpajamyymälässä ei täytettäisi. Työpajakokonaisuudet muodostavat uudet lähitiimit ja tiimirakennetta arvioidaan vielä kokonaisuutena vuoden 2021 aikana. Esitetyt muutokset huomioivat henkilöstön esille nostamia mahdollisuuksia palvelujen ja resurssiviisauden kehittämiselle.

 

Ohjausyksiköt

 

Lähtökohtana on palvella tuloksellisesti ja monialaisesti työnhakijoita ja asiakkaita jatkossakin. Uusi suunniteltu kokonaisuus Kartanonkatu 10:n toisessa kerroksessa tarjoaa riittävän määrän työhuoneita ja yhteisiä tiloja keskeiseltä paikalta Forssaa samassa kiinteistössä Te-toimiston ja palveluntuottajien kanssa. Ohjaamosta siirtyisivät palveluohjaaja, Te-toimiston Ohjaamo-asiantuntija sekä Ohjaamon yhteydestä FSHKY:n ja LHKK:n tiloja osin käyttävät ohjaajat. Asiaa on käsitelty Ohjaamon johtoryhmässä. Myös etsivä nuorisotyö luopuisi Viltterin tiloista ja siirtyisi em. uusiin yhteistiloihin. Kelan etäyhteyspisteelle sekä yritysvierailijoille järjestetään tarvittava tila uuteen kokonaisuuteen. Tällä hetkellä Työvoitto-pisteen tiloissa toimii neljä kaupungin asiantuntijaa sekä verkoston asiantuntijoita kolme henkilöä. Tiloissa on riittävät sosiaali-, kokous- ja aulatilat kustannustehokkaaseen hintaan. Suunnitellun uuden kokonaisuuden tilan vuokra muodostuisi nykyisen lisäksi neljän työhuoneen, aulatilan sekä kokoustilan osalta. Näistä kustannuksista FSHKY ja nuorisotyö maksaisivat osaltaan vuokran. Kokonaisuutena vuokrakulut eivät kasva. Kartanonkatu 10:n toimitila on esteetön, toimiva ja tarkoituksenmukaisella paikalla lähellä yhteistyökumppaneita.

 

Tällä muutoksella saavutettaisiin seuraavia hyötyjä: ohjaustoiminnan keskittämisestä seuraava synergian ja koordinoinnin hyödyt koko asiakasvirralle, monialaisen yhteistyön edellytysten kasvu, tehokkaampi varahenkilöjärjestelmä sekä resurssien käyttö ja tehtäväkuvien yhdistäminen ja työprosessien uudistaminen.

 

Kustannusmuutoksina säästyisi vuositasolla Ohjaamon nykyinen vuokra 14 000 € sekä nuorisotyön osalta alakerran vuokra 4000€ ja palveluohjaajan ja koordinaattorin tehtävien yhdistämisestä n. 40 000 € sivukuluineen. Vuokrakulut uudessa kokonaisuudessa ovat nettona nykyistä pienemmät.

 

Vakituiselle henkilöstölle ei tule siirtymisiä työllisyyspalvelujen osalta ja asiaa on valmisteltu yhteistyökumppaneiden kanssa ja muutoksessa nähdään hyötyjä kokonaisuutena. Ohjaamon koordinaattorin ja palveluohjaajan tehtäväkuvat yhdistetään. Myös tämä on mahdollista, kun koordinointi toteutetaan uudessa kokonaisuudessa.

 

Toimenpiteet

 

Edellä kuvattu esitys toteuttaa palveluverkon ja toimitilojen käytön tehostamista, palvelu- ja työprosessien uudistamista, sisältää palvelutarjonnan uudelleen arviointia sekä organisaation ja rakenteiden mukaan lukien johtamisjärjestelmän kehittämistä. Uudistuksen myötä edettäisiin kaikissa näissä tavoitteissa. Merkittävä osa työllisyyspalvelujen palveluista järjestetään työpajoilla ja niihin on varattu merkittävä osa vuotuisesta talousarviosta. Uudistuminen olisi tärkeää kuvattujen hyötyjen perusteella. Luonnokset yksityiskohdista ja muutostöihin varautuminen on suunniteltu työyksiköissä tämän vuoden loppuun mennessä. Henkilöstön osaamista hyödynnetään ratkaisujen hiomisessa jokaisessa kokonaisuudessa.

 

Uudistus toteutuisi päätösten mukaisesti viimeistään toukokuun 2021 alkuun mennessä. Muutostöille on varattu aikaa yksi kuukausi päätöksistä. Siirtymät uuteen malliin tehtäisiin yhdestä kahteen kuukauden aikana vaiheittain. Työllisyyspalvelut pystyy hoitamaan tarvittavan logistiikan sekä osan muutostöistä sisäisesti ja asiakkaita osallistaen. Ylimääräisiksi jäävien toimipisteiden vuokrasopimukset irtisanotaan lyhimmällä mahdollisella aikataululla. Henkilöstön osalta asia tuodaan YTR:n sekä johtoryhmien tiedoksi. Riskiarviossa suurin riski sekä palveluille että taloudelle on se, että uudistusta ei voitaisi toteuttaa tarkoitetussa laajuudessa tai että se viivästyisi merkittävästi.

 

Strategisessa kuvassa muutos tukee ja ottaa huomioon tulevan toimintaympäristön eri skenaariot eikä sulje niistä mitään pois, päinvastoin. Operatiivisessa kuvassa muutos on edellytys työllisyyspalvelujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamiselle ja tuottavuuspotentiaalin hyödyntämiselle heti ensi vuodesta 2021 alkaen. Tässä esitetyn lisäksi työllisyyspalvelut on jo talousarvion 2021 valmistelussa tehnyt merkittäviä tasapainottamisia uuden organisaation, Nuorten työpajan ja Työllisyyspalvelujen, kokonaisuudessa. Mikäli muutos voidaan toteuttaa, nähdään alkuvaiheen jälkeen loppuvuonna 2021 todennäköisesti uusia mahdollisuuksia toiminnoille ja kustannustehokkuudelle

 

Esittelijä Sivistysjohtaja

 

Päätösehdotus Sivistys- ja tulevaisuuslautakunta esittää kaupunginhallitukselle, että se

1) hyväksyy asiatekstissä tarkoitetun yhden ohjausyksikön toimintamallin toteuttamisen 1.3.2021 alkaen,

2) hyväksyy asiatekstissä tarkoitetun kahden työpajakokonaisuuden toimintamallin toteuttamisen 1.3.2021 alkaen,

3) valtuuttaa sivistysjohtajan ja työllisyys- ja hyvinvointipalvelujen päällikön valmistelemaan ja toimeenpanemaan osaltaan tarvittavat järjestelyt sekä tekemään tarvittavat sopimukset,

4) antaa työllisyyspalveluille ratkaisuvallan kokonaisuuden sisällä tehtäviin yksityiskohtaisempiin ja työpajakohtaisiin sijoittumisratkaisuihin.

 

Päätös Lautakunta hyväksyi päätösesityksen.

 

 

KH 08.02.2021 § 32 

 

Valmistelija Sivistysjohtaja

 

Hallintosäännön 26 §:n mukaan kaupunginhallitus päättää mm. toimialojen jakamisesta palveluyksiköihin liikelaitoksia lukuun ottamatta.

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy työllisyyspalvelujen toiminnallisen uudistamisen 1.3.2021 alkaen sivistys- ja tulevaisuuslautakunnan kokouksessaan 26.1.2012 (13 §) esittämin tavoin. 

 

Käsittely Työllisyys- ja hyvinvointipalvelujen päällikkö Jaakko Leskinen oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tätä asiaa käsiteltäessä.

 

 Keskustelun kuluessa varajäsen Sirkka-Liisa Anttila ehdotti kaupunginhallituksen panevan asian pöydälle lisäselvityksiä varten. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä kehittää edelleen seudun yhteistä työllisyyshanketta yhtymäjohtaja Maaria Silviuksen johdolla tavoitteena saada työllisyyshankkeeseen vahvasti mukaan osana työllisyyspalveluja sekä tarvittavan ammatillisen koulutuksen mahdollisuus että rakentaa seudun yritysten työvoimatarpeen perustalle myös suora yhteys työllisyyskoulutukseen. Kuntayhtymän yhtymähallitus asetti työllisyysohjelman valmistumisen takarajaksi 30.4. 2021.

 

Jäsenet Tapio Virtanen ja Sami Mattila kannattivat Anttilan ehdotusta.

  

Päätettyään keskustelun ja tiedusteltuaan asiaa puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen olleen pöydällepanosta yksimielinen.

 

Päätös Kaupunginhallitus pani asian pöydälle lisäselvityksiä varten.

 

 

KH 31.05.2021 § 187  

  

Valmistelija Kaupunginsihteeri

 

Tämän asian pöydällepanon aiheuttanut seudullinen työllisyyspalveluiden valmistelu ei hankaloidu, vaikka kaupunki hyväksyy ehdotetun työllisyyspalveluidensa organisoinnin muutoksen. Sivistys- ja tulevaisuuslautakunnan ehdottama muutos on tarpeellinen ja ajankohtainen. Se tulisi saada voimaan.

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kesäniemi Jari

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy työllisyyspalvelujen toiminnallisen uudistamisen 1.6.2021 alkaen sivistys- ja tulevaisuuslautakunnan kokouksessaan 26.1.2012 (13 §) esittämin tavoin lautakunnan päätöksessä tarkoitettuine valtuuksineen ja ratkaisuvaltoineen. 

Lisäksi kaupunginhallitus tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa heti päätöksenteon jälkeen. 

 

Päätös Kaupunginjohtajan kokouksessa muuttaman ehdotuksen mukaisesti kaupunginhallitus palautti asian uudelleen valmisteltavaksi.

 

 

 

Ptk tark.