Dynasty tietopalvelu Haku RSS  

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 29.03.2021/Pykälä 89

Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa

 

Sähköisen arkiston hankinta

 

171/02.08.00/2021

 

KH 29.03.2021 § 89  

  

Valmistelija Kaupunginarkistonhoitaja ja tietohallintopäällikkö

 

Kuntien tuottavuus ja digitalisaatio ovat olleet vahvasti esillä valtionvarainministeriön digikuntakokeilussa. Palveluiden kehittämistä ja digitalisointia on edistetty viimevuosina myös lainsäädännön keinoin. 

 

Digitaalisten aineistojen tehokas hyödyntäminen vaatii kehittämistyötä, tiedonhallintaan paneutumista ja sähköisen arkiston käyttöä. Sähköinen arkisto on sähköisen, pitkäaikaisesti säilytettävän materiaalin sijoituspaikka.  

 

Kaupunki on hankkinut Innofactor Oy:n tiedonohjausjärjestelmän, johon on laadittu tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Sen tarkoitus on ohjata sähköisen toimintaympäristön tiedonhallintaa ja automatisoida asiakirjoissa olevien tietojen hallintaa.

 

Sähköinen arkistojärjestelmä toisi monia käytännön hyötyjä. Sen avulla säästyisi mm. tilaa, materiaalia ja henkilöstön työtä. Sähköisen arkiston ja ajantasaisen tiedonohjaussuunnitelman avulla varmistettaisiin nykyistä paremmin pysyvästi ja pitkään säilytettävien tietojen säilyminen samoin kuin tietyn määräajan säilytettävien tietojen hävittäminen ajallaan.

 

Sähköisen arkiston käyttöönottoon on määräraha kaupungin vuoden 2021 talousarviossa. Siihen on varauduttu myös vuoden 2022 taloussuunnitelmassa. Käyttöönotto maksaa n. 27.500 euroa. Järjestelmän ylläpito maksaa vuosittainen n. 11.400 euroa. Lähdejärjestelmien integrointi aiheuttaa myös kertaluontoisen kustannuksen. Integraatioihin on varattu 36.000 euroa. Aluksi integroidaan kaupungin keskeisimmät järjestelmiät, jotka ovat Dynasty10, Trimble, Primus, Populus ja MicroStation. 

 

Kaupungin käytössä on useita erilaisia järjestelmiä. Saatavilla ei ole sellaista sähköisen arkistoinnin ratkaisua, joka sisältäisi valmiiksi rajapinnat kaikkiin kaupungin käyttämiin järjestelmiin. Sähköisen arkiston hankintaa koskeva tarjouskilpailu ei tuottaisi kaupungille hyötyä. Tarjouskilpailu aiheuttaisi suuren työmäärän. Vaatimusmäärittelyyn liittyvien asiantuntijapalvelujen ostaminen aiheuttaisi myös kustannuksia. Mikäli kaupunki järjestäisi sähköisen arkiston hankintaa koskevan tarjouskilpailun itse, se joutuisi turvautumaan konsultointiin vaatimusmäärittelyn osalta. Konsultoinnista aiheutuisi lisäkuluja.

 

Kaupungille kustannustehokkain ratkaisu olisi hankkia sähköinen arkisto niin, että kaupunki liittyy suoraan Kuntien Tiera Oy:n tarjouskilpailun perusteella tekemään tiedonhallinnan ratkaisua koskevaan puitesopimukseen. 

 

Kuntien Tiera Oy on yli 330 kuntatoimijan omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö. Yhtiön omistavat kunnat, kuntayhtymät ja kuntien omistamat yhtiöt. Forssan kaupunki on yksi Tiera Oy:n omistajista. Tiera Oy tarjoaa palveluitaan lähes yksinomaan vain omistajilleen. Suorahankinta on siten mahdollinen hankintatapa.

 

Oheisaineistona kokoukseen osallistuville on Tiera Oy:n kilpailuttaman sähköisen arkiston esittelymateriaali. Tieran mukaan materiaali sisältää  liikesalaisuuksia. Liikesalaisuudet ovat salassa pidettäviä. 

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy kaupungin hankkivan edellä tarkoitetun digitaalista aineistoa koskevan sähköisen arkistointijärjestelmän niin, että kaupunki liittyy Kuntien Tiera Oy:n tarjouskilpailun perusteella tekemään tiedonhallinnan ratkaisua ja sähköisen arkiston toimittamista koskevaan puitesopimukseen. Lisäksi kaupunginhallitus oikeuttaa talousjohtajan kaupungin puolesta hyväksymään ja allekirjoittamana puitesopimuksen.

 

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

 

 

 

 

 

Ptk tark.

 

 


Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa