Dynasty tietopalvelu Haku RSS  

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.06.2020/Pykälä 164

Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa

 

 

Sähköistä kokousta koskevia hallintosäännön muutoksia

 

KH 15.06.2020 § 164  

    

 

Valmistelija Kaupunginsihteeri

 

Kuntalakiin tuli 1.5.2020 alkaen väliaikaisia muutoksia helpottamaan sähköistä kokoustamista sähköisten etäyhteyksien avulla. Laissa selvennettiin yhdenvertaisen näkö- ja ääniyhteyden vaatimusta sekä selkiytettiin ohjelmistojen vaatimuksia. Uusien säännösten mukaan kunnanhallitus voi hallintosäännön määräysten estämättä päättää kunnan kaikkien toimielinten osalta, että sähköinen kokous voidaan pitää 90 a ja 99 a §:n mukaisin edellytyksin.

 

Kuntalain 90 a §:n 1 momentti kuuluu seuraavasti:

 

"90 a §

Eräiden hallintosäännössä määrättävien asioiden väliaikainen soveltaminen

 

Sen estämättä, mitä kunnan hallintosäännössä määrätään toimielinten päätöksentekotavoista, sähköisestä kokouksesta, toimielimen kokouskutsun lähettämisestä ja toimielimen kokouksen julkisuudesta, kunnanhallitus voi päättää, että:

1) toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää 98 ja 99 a §:ssä tarkoitetuilla tavoilla;

2) toimielimen sähköinen kokous voidaan pitää 99 a §:ssä tarkoitetulla tavalla;

3) toimielimen kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti;

4) toimielimen julkista kokousta voi seurata vain sähköisesti kunnanhallituksen päätöksessään osoittamalla tavalla."

 

Kuntalain 99 a § kuuluu seuraavasti:

 

"99 a §

Sähköinen kokous teknisellä tiedonvälitystavalla

Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

1) kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat;

2) kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta 102 §:ssä tarkoitetulla tavalla; ja

3) kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioiden käsittelyyn."

 

Uusien määräaikaisten säännösten nojalla kunnanhallitus voi hallintosäännön määräyksistä poiketen päättää mm., että toimielimen julkisen kokouksen yleisöjulkisuus voidaan toteuttaa siten, että kokousta voi seurata vain sähköisesti. Ennen säännösten voimaantuloa noudatettiin rajoitusta, jonka mukaan kokoustilassa kokousta voi seurata enintään 10 ihmistä.

 

Kunnanhallituksen päätökset koskevat kunnan kaikkia toimielimiä, myös kunnanvaltuustoa. Kunnanhallitus voi päättää määräysten soveltamisesta kunkin toimielimen osalta erikseen sekä siitä, sovelletaanko niitä kunkin toimielimen osalta esimerkiksi koko lain voimassaoloajan vaiko kokouksittain.

 

Epäselvyyttä on aiheuttanut sähköisessä kokouksessa läsnä oleviksi todettujen yhdenvertaisen näkö- ja ääniyhteyden edellytys. Kunnissa yleisesti käytössä olevat sähköiseen kokoukseen käytettävät ohjelmat eivät välttämättä kaikilta osin täysin mahdollista yhtäaikaista ja jatkuvaa video- ja ääniyhteyttä. Lakia koskevan hallituksen esityksen perustelut selkiyttävät tilannetta. Perustelujen mukaan sähköisen kokouksen teknisenä alustana voi olla jokin yleisesti käytettävissä oleva videoneuvottelu- ja vastaava ohjelmisto, kuten Teams, Skype tai muu vastaava. Kuvayhteyden ei kuitenkaan välttämättä tarvitse olla keskeytyksettä käytössä, vaan riittää, että kuva näkyy käytettäessä puheenvuoroja.

 

Sähköinen kokous on mahdollista toteuttaa myös ns. hybridikokouksena eli siten, että osa kokoukseen osallistuvista henkilöistä on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen sähköisesti videoneuvotteluyhteyden tai vastaavan avulla. Kokouskutsussa ilmoitetaan, miten sähköinen kokous toteutetaan. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja.

 

Toimielinten päätöksentekotapoja koskeva 90 a § on voimassa 31.7.2020 asti ja sähköistä kokousta koskeva 99 a § 31.5.2021 asti.

 

Kokouksessa 4.5.2020 kaupunginhallitus päätti kaupungin kaikkien toimielinten osalta seuraavaa:

 

1. Toimielimen sähköinen kokous voidaan pitää 99 a §:ssä tarkoitetuin tavoin.

2. Valtuuston julkista kokousta voi seurata vain sähköisesti kaupungin tallentamana suorana verkkolähetyksenä kaupungin Youtube-tilillä kaupungin verkkosivujen etusivulla olevaa kokouslinkkiä käyttäen.  

3. Puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä ja pöytäkirjantarkastajat voivat hyväksyä toimielimen pöytäkirjan ilmoittaen siitä sähköisesti, jolloin ilmoitus liitetään pöytäkirjaan ja puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä sekä pöytäkirjantarkastajat varmentavat pöytäkirjan allekirjoituksineen tätä myöhemmin.

4. Luottamushenkilöille maksetaan sähköisestä kokouksesta kuntalain 82 §:ssä tarkoitetut palkkiot ja korvaukset.

5. Kaupunginhallituksen päätös tulee voimaan kuntalain 90 a ja 99 a §:n tullessa voimaan ja on voimassa niiden voimassaoloajan.

 

Kaupunginhallituksen päätös on voimassa kuntalain säännösten voimassaoloajan. Valtuuston ehdotetaan hyväksyvän hallintosääntöön sähköistä kokousta koskevia lisäyksiä, jotka ovat voimassa kuntalain määräaikaisten säännösten jälkeenkin.

 

Hallintosääntöön sisältyi ennestään osa kaupunginhallituksen päättämistä yksityiskohdista. Hallintosääntöä täydennetään vielä tarpeellisin osin.

 

Valtuuston kokouksiin sovelletaan 86, 87 ja 108 §:ää. Muiden toimielinten kokouksiin sovelletaan 123 §:ää. 

 

Lisäykset on kirjoitettu vinokirjoituksin. Poistettavat kohdat on viivattu yli. Muutokset ovat seuraavat:

 

86 §

Valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous

 

Valtuusto voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asianhallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat, kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta kuntalain 102 §:ssä tarkoitetulla tavalla ja kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua sekä osallistua asioiden käsittelyyn.

 

Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta Internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa, ellei puheenjohtaja päätä yleisön voivan seurata kokousta vain sähköisesti kaupungin tallentamana suorana verkkolähetyksenä. 

 

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

87 §

Kokouskutsu

 

Kokouskutsun antaa valtuuston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

 

Kokouskutsussa on mainittava, jos kyseessä on sähköinen kokous ja ilmoitettava verkko-osoite sekä tila, jossa yleisö voi seurata kokousta, ellei puheenjohtaja valtuuston kokousten seuraamiseen liittyvien sosiaalisten kontaktien vähentämiseksi ja koronavirusepidemian etenemisen hidastamiseksi päätä yleisön voivan seurata kokousta vain sähköisesti kaupungin tallentamana suorana verkkolähetyksenä. 

 

Kokouskutsussa on mainittava, jos osa kokousasioista käsitellään suljetussa kokouksessa.

 

Kokouskutsu on lähetettävä vähintään neljä päivää ennen valtuuston kokousta kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Samassa ajassa on kokouksesta tiedotettava kaupungin verkkosivuilla.

 

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

 

108 §

Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen

 

Valtuuston pöytäkirjaan sovelletaan, mitä pöytäkirjan laatimisesta määrätään 147 §:ssä 148 §:ssä.

 

123 §

Toimielimen päätöksentekotavat

 

Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asianhallinta- tai äänestysjärjestelmää.

 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat, kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta kuntalain 102 §:ssä tarkoitetulla tavalla ja kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua sekä osallistua asioiden käsittelyyn.

 

Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

 

Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

 

Valtuusto valitsee jokaisessa kokouksessa kaksi valtuutettua tarkastamaan kokouksesta laaditun pöytäkirjan siltä osin, kuin pöytäkirjaa ei tarkasteta kokouksessa.

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto hyväksyy hallintosääntöön 1.7.2020 alkaen yllä olevat muutokset.

 

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

 

 

 

Ptk tark.

 

 


Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa