Dynasty tietopalvelu Haku RSS  

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://forssa.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 25.05.2020/Pykälä 140

Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa

 

 

Toimistosihteerin viran muutos toimeksi ja toimen täyttölupa

 

KH 25.05.2020 § 140  

276/01.01.01.00/2020  

 

 

Valmistelija talousjohtaja, henkilöstöpäällikkö, toimistopäällikkö

 

Toimistopalveluyksiköstä on maaliskuussa irtisanoutunut toimistosihteeri, jonka sijoituspaikka on ollut keskushallinto. Talousjohtaja Leena Järvenpää ehdottaa kyseisen toimistosihteerin viran (vakanssi 1020) muuttamista toimeksi ja hakee lupaa toimen vakinaista täyttämistä varten.

 

Toimistopalveluyksikössä on tällä hetkellä 23 vakanssia, joista vakituisesti täytettyjä on 22. Eri tehtäviä hoidetaan 18 yksikössä kaupungin organisaatiossa. Yksiköitä on sekä kaupungintalolla että sen ulkopuolella. Työtehtäviä ovat asianhallintaan ja arkistointiin, talouteen, asiakaspalveluun ja oppilashallintoon liittyvät tehtävät.

 

Keskushallinnon toimialalla kaupungintalolla erilaisissa tehtävissä toimii 5,5 toimistosihteeriä (palvelupiste, henkilöstöpalvelut, talouspalvelut, painatus- ja toimistotarvikepalvelut ja Dynasty-asianhallinta). Osa edellä mainittujen yksiköiden tehtävistä on jaettu työntekijöiden kesken.

 

Sivistys- ja tulevaisuuspalveluiden toimialalla toimii hallinnossa kolme toimistosihteeriä (Dynasty-asianhallinta, talouspalvelut ja liikunta- ja nuorisotoimi), varhaiskasvatuksessa kaksi, työllisyyspalveluissa yksi, perusopetuksessa kouluilla kolme ja vapaassa sivistystyössä kolme toimistosihteeriä.

 

Teknisen ja ympäristötoimen toimialalla toimii 2,5 toimistosihteeriä. Yksi toimistosihteeri työskentelee Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n tehtävissä. Toimistopalveluyksikön työntekijät tekevät myös osin poikkihallinnollisia työtehtäviä oman asiantuntijuuden mukaan.

 

Vuosina  2020-2021 toimistopalveluyksiköstä vähenee Pärjäävä Forssa -ohjelman mukaisesti kaksi henkilötyövuotta eläköitymisien johdosta. Kyseiset työtehtävät hoidetaan sisäisin järjestelyin. Vuoteen 2024 mennessä on eläköitymässä kaikkiaan kahdeksan työntekijää. Kolmesta viiteen toimea todennäköisesti voidaan jättää täyttämättä teknisen kehityksen sekä palvelutoimintojen ja tehtävien uudelleenjärjestelyjen johdosta.

 

Keskushallinto on selvittänyt vaihtoehtoja toimen täyttämiselle. Keskushallinnon toimialan palvelutoiminnan ja työtehtävien hoidon kannalta toimistosihteerin toimi (vakanssi 1020) on erittäin tärkeä. Tehtävien hoitaminen sisäisin järjestelyin muiile jakaen ei ole mahdollista. Vakanssin täyttämättä jättäminen aiheuttaisi pahan resurssivajeen ja lisäisi merkittävästi keskushallinnon palvelujen ja asianhallinnan haavoittuvuutta.

 

Keskushallinnon tehtävänä on ohjeistaa ja tukea myös muita toimialoja kaupungin tiedonhallinnassa, asianhallinnassa ja kokoushallinnassa.

 

Kyseiseen toimistosihteerin toimeen kuuluvien töiden tekemiselle on jatkuva tarve. Keskushallinnossa toimii tällä hetkellä ainoastaan hallintosihteeri Dynasty-asianhallinnan osaajana. Kyseessä olevan toimistosihteerin keskeisiä tehtäviä ovat Dynasty-asianhallinta, kaupunginhallituksen ja tarkastuslautakunnan esityslistojen ja pöytäkirjojen valmistelu, tarkastuslautakunnan teknisenä sihteerinä toimiminen, kokouksissa tehtyjen päätösten täytäntöönpano, sidonnaisuusrekisterin ylläpito ja luottamushenkilöpalkkioiden maksuunpanon valmistelu. Lisäksi tehtäviin kuuluu hallintosihteerin työparina ja varahenkilönä toimiminen, asiakaspalvelua ja muita keskushallinnossa hoidettavia toimistosihteerin tehtäviä.

 

Varahenkilöjärjestelmä ilman keskushallinnnossa olevaa kahta Dynasty-asianhallinnan osaajaa on erittäin haavoittuva. Tärkeää on varmistaa muun ohella valtuuston ja kaupunginhallituksen kokousten sujuvuus. Muilla toimialoilla toimistosihteereitä toimii asianhallinnan asiantuntijoina yksi teknisen ja ympäristötoimen toimialalla ja kaksi sivistys- ja tulevaisuuspalveluiden toimialalla.

 

Täyttölupaa haetaan edellä mainituin perustein.

 

Toimistopalveluyksikön toimintaa pyritään kehittämään jatkuvasti. Vuonna 2021 toteutetaan kahden toimistopalveluyksikön vakanssin uudelleenjärjestelyt. Vuosina 2022 - 2024 jatketaan tehtävien kriittistä tarkastelua, kehittämistä  ja uudelleenjärjestelyä. 

 

Toimistosihteerin toimen kelpoisuusvaatimuksen ehdotetaan olevan soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistoasteinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen perustutkinto ja kokemusta toimistotehtävistä. Työssä onnistuminen edellyttää myös yhteistyö- ja vuorovaikutustaitoja sekä oma-aloitteisuutta ja joustavuutta.

(LJ, ES, SN)

 

Esittelijä Kaupunginjohtaja

 

Päätösehdotus Kaupunginhallitus

1. muuttaa toimistosihteerin viran (vakanssi 1020) toimistosihteerin toimeksi 1.6.2020 alkaen
 
2. vahvistaa, että toimistosihteerin toimen kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistoasteinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen perustutkinto sekä kokemusta toimistotehtävistä ja riittävä perehtyneisyys kunta-alan hallintotehtäviin

3. myöntää luvan toimen vakinaista täyttämistä varten 1.6.2020 alkaen ja toteaa, että viran ensimmäinen sijoituspaikka on keskushallinnon toimistopalveluyksikkö.

 

Käsittely Toimistopäällikkö Sari Niemi oli asiantuntijana läsnä kokouksessa tätä asiaa käsiteltäessä. Hän poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

 

Keskustelun kuluessa jäsen Jaana Lähteenkorva ehdotti jäsen Minna Penttilän kannattamana kaupunginjohtajan ehdotuksesta poiketen, ettei kaupunginhallitus myönnä täyttölupaa vaan että kaupunki hoitaa tehtävät sisäisin järjestelyin yhdessä Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n kanssa.

 

Päätettyään keskustelun puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen joutuvan äänestämään Lähteenkorvan ehdotuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Puheenjohtajan esityksestä äänestys päätettiin toimittaa nimenhuutoäänestyksenä. Äänestyksessä kaupunginjohtajan ehdotuksen kannalla olivat puheenjohtaja Kaisa Lepola, jäsenet Johanna Häggman, Ilkka Joenpalo, Tarja Rajahalme-Tahvanainen, Matti Uutela ja Tapio Virtanen sekä varajäsenet Pentti Mansikkamäki ja Sami Mattila. Jäsen Jaana Lähteenkorvan ehdotuksen kannalla olivat hänen lisäkseen jäsenet Jouko Haonperä ja Minna Penttilä. Äänestyksen tuloksena puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen äänin 8 - 3 hyväksyneen kaupunginjohtajan ehdotuksen eli hylänneen Lähteenkorvan ehdotuksen.

 

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan ehdotuksen. 

 

Ptk tark.

 

 


Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa