Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 12.11.2024/Pykälä 64

8/02.02.02/2024

TARLA 04.06.2024 § 53 

Valmistelija Puheenjohtaja

Tarkastuslautakunnan on kuntalain 121 §:n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet.

Valtuusto on hyväksynyt, että valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arvioinnin lisäksi lautakunta tutustuu painopistejaotuksen mukaisesti kaupunkiorganisaation palvelutoimintaan pyrkien varmistamaan sen taloudellisuudesta, tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus liitetään pöytäkirjaan.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksen valtuustolle tiedoksi ja ehdottaa, että valtuusto pyytää kuntalain mukaisesti kaupunginhallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, viimeistään 30.9.2024.

Käsittely Tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Tapio Nieminen ilmoitti yhdyskuntalautakunnan varapuheenjohtajana olevansa esteellinen arvioimaan lautakunnan alaista toimintaa ja hän oli poissa kokouksesta ko. kohtaa käsiteltäessä klo 17.09-17.15. Tarkastuslautakunnan jäsen Karri Mäkelä ilmoitti olevansa ympäristölupalautakunnan jäsenenä esteellinen arvioimaan lautakunnan alaista toimintaa ja hän oli poissa kokouksesta ko. kohtaa käsiteltäessä klo 17.16-17.17.

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen.

KV 10.06.2024 § 41 

Tarkastuslautakunta

Päätösehdotus Valtuusto merkitsee arviointikertomuksen tiedoksi ja pyytää kuntalain mukaisesti kaupunginhallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, viimeistään 30.9.2024.

Päätös Valtuusto hyväksyi päätösehdotuksen.

KH 19.08.2024 § 200 

Valmistelija Hallintojohtaja Hanna Saarni, puh. 040 573 6133, hanna.saarni@forssa.fi

Tarkastuslautakunta on hallituksen, keskushallinnon ja keskusvaalilautakunnan osalta esittänyt seuraavat suositukset vuoden 2023 arviointikertomuksessaan:

Kaupunginhallitus ja keskushallinto:

1. Hallituksen tulisi kartoittaa tarve koko kaupungin ja kaupunkikonsernin kattavaan fyysiseen auditointiin turvallisuus- ja kriisivarautumisen kannalta.

2. Pöytäkirjat ovat verkossa saatavilla vain kahden vuoden ajan. Hallituksen olisi syytä uudelleenarvioida tämän keinotekoisen rajoitteen tarkoituksenmukaisuus, sillä pöytäkirjat ovat luonteeltaan julkisia.

1. suositus

Turvallisuus- ja kriisivarautumista tehdään säännöllisesti riskienhallintaryhmässä ja siellä käydään läpi myös ajankohtaiset varautumiseen tai turvallisuuteen vaikuttavat seikat. Osana tätä työtä riskienhallintaryhmä voi selvittää tarpeen fyysiseen auditointiin turvallisuus- ja kriisivarautumisen osalta.

2. suositus

Forssan kaupungin käytänteenä on ollut pitää pöytäkirjat nähtävillä verkkosivuilla kahden vuoden ajan. Kuntaliiton suosituksen mukaan kuntien tulisi pitää henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat verkkosivuillaan vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan, ja on suositeltavaa poistaa ne viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta. Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.

Pöytäkirjat sisältävät paljon julkisia henkilötietoja, joita ei kuitenkaan suositella pidettäväksi määräämätöntä aikaa verkossa. Tästä näkökulmasta kahden vuoden määräaikaa on pidettävä kohtuullisena sekä henkilötietojen verkkojulkisuuden että toisaalta kuntalaisten tiedonsaantioikeuden näkökulmasta. Luottamushenkilöille pöytäkirjat ovat nähtävissä ilman rajoituksia kokousportaalissa. Kuntalaisen on mahdollista pyytää kahta vuotta vanhempia pöytäkirjoja nähtäväkseen toimialojen kirjaamoista. Tästä mahdollisuudesta lisätään tieto verkkosivuille.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus

1. merkitsee tiedokseen arviointikertomuksen vuodelta 2023

2. antaa riskienhallintaryhmälle ohjeistuksen kartoittaa tarve koko kaupungin ja kaupunkikonsernin kattavaan fyysiseen auditointiin turvallisuus- ja kriisivarautumisen kannalta

3. toteaa, että nykyinen käytänne pöytäkirjojen verkkojulkisuudesta on kuntalaisten tiedonsaannin ja toisaalta henkilötietojen suojan näkökulmasta perusteltu

4. pyytää lautakunnilta, liikelaitokselta ja konserniyhtiöiltä vastineet arviointikertomukseen omaa toimintaansa koskien 20.9. mennessä.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KH 30.09.2024 § 246 

Valmistelija Hallintojohtaja Hanna Saarni, puh. 040 573 6133, hanna.saarni@forssa.fi

Khal vastine 19.08.2024 § 200

Luettavissa yllä olevasta asian käsittelystä.

Ympäristölupalautakunnan vastine 17.9.2024 § 50

Riskianalyysi: Tammelan irtisanouduttua, akuuttina ongelmana on siirtymäaika, jonka aikana Tammela kuuluu vielä Forssan vastuulle, mutta jota varten ei enää voida palkata uutta rakennustarkastajaa Tammelan eronneen lisäksi.

Pidemmällä aikavälillä kustannusten ja resurssien jako jäljelle jäävien kuntien kesken voi muodostua ongelmaksi.

Vastine: Riskianalyysissä esiin tuotua resurssien vähyyttä on helpottanut työrauhan palautuminen ja keskittyminen varsinaisiin tehtäviin. Tilannetta rakennusvalvonnan osalta on lieventänyt rakentamisen yleinen matalasuhdanne. Ympäristönsuojelussa on auttanut määräaikaisen ympäristötarkastajan työpanos.

Valmisteltaessa vuoden 2025 talousarviota on
konkretisoitunut toiminta-alueen pienenemisen haitat. Henkilökunnan vähentymisen myötä mm. tavoitettavuus heikkenee.

Jätelautakunta 18.9.2024 § 40

Riskianalyysi: Jätelautakunnan alaisen toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi edelleen antaa kuvan, että riskit ovat henkilöstön työmäärässä suhteessa tekijöihin.

Lakimuutoksiin ja taloudellisiin sopeuttamistoimiin on syytä pyrkiä varautumaan ajoissa ja suunnitella mahdollisimman pitkäjänteisesti resurssit.

Aikaisemmat suositukset

Tehtävien jako ja niiden selkeyttämistarpeen vuoksi vuonna 2023 oli palkattu uusi jätehuoltoneuvoja (uusi vakanssi).
 

Vastine: Jätelautakunnan lisääntyneeseen työmäärään on vastattu perustamalla jätehuoltoneuvojan vakanssi, jonka myötä mm. tehtävien jakoa on selkeytetty. Samalla kuitenkin sihteerin

työmäärää jätelautakunnalle vähennettiin 30 %:iin. Riskianalyysiin viitaten jätelautakunnan henkilöstön riittävyydessä on edelleen vajausta suhteessa työmäärään.

Vesihuoltoliikelaitoksen johtokunta 18.9.2024 § 37

Riskianalyysi: Julkisuuslain raameissa pitää tarkastella, mitä teknisiä- ja sijaintitietoja vesihuoltoliikelaitoksesta julkaistaan.

Vastine: Vesihuoltoliikelaitos haluaa kiittää tarkastuslautakuntaa syvällisestä paneutumisesta laitoksemme toimintaan, nimenomaan kriisivarautumisen näkökulmasta. On äärimmäisen tärkeää, että laitoksemme asema huoltovarmuuskriittisenä toimijana on lautakunnan toimesta tunnistettu.

Turvataksemme lakisääteiset vesihuoltopalvelut kaikkina aikoina, on vesihuoltoliikelaitoksen näkemys se, että kriittistä infraamme pitää suojella kaikin keinoin, varsinkin näinä epävarmoina aikoina.

Riskianalyysissa on osuvasti tuotu esiin tarve tarkastella julkisuuslain raameissa sitä, mitä teknisiä- ja sijaintitietoja vesihuoltoliikelaitoksesta julkaistaan.

Yhdyskuntalautakunta 19.9.2024 § 74

Yhdyskuntalautakunnan alaiselle toiminnalle ei annettu suosituksia eikä muitakaan toimenpide-ehdotuksia. Yhdyskuntalautakunta ei tästä syystä jätä vastinetta arviointikertomukseen.

Sivistyslautakunta 24.9.2024 § 53

Riskianalyysi: Suurimmat riskit olivat yhteisiä koko alueella: asiakasmaksujen vähentyminen, kiinteistöihin liittyvät riskit sekä osaavan ammattihenkilöstön rekrytointi ja nykyisen henkilöstön työssäjaksaminen.

Vastine: Tapahtumatuotanto Kulttuuri-Axel ry:n kanssa päättyi muun muassa taloudellisiin ja hallinnollisiin epäselvyyksiin. Tapahtumatuotanto toteutetaan kaupungin kulttuuritoimen osalta toistaiseksi omana tuotantona.

Humppilan kunnan virallista ilmoitusta lukiosopimuksen irtisanomisesta ei vastaanotettu.

Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista aiheuttaa edelleen sen, että kaupungin saamat tulot laskevat.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus Kaupunginhallitus ehdottaa valtuustolle, että se merkitsee edellä annetut selvitykset arviointikertomuksen sisältämistä huomioista ja suosituksista tiedokseen ja toteaa, että ne eivät anna aihetta muihin toimenpiteisiin.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KV 07.10.2024 § 81 

Kaupunginhallitus

Päätösehdotus Valtuusto merkitsee edellä annetut selvitykset arviointikertomuksen sisältämistä huomioista ja suosituksista tiedokseen ja toteaa, että ne eivät anna aihetta muihin toimenpiteisiin.

Päätös Valtuusto hyväksyi päätösehdotuksen.

TARLA 12.11.2024 § 64  

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi arviointikertomuksesta annetut vastineet.

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen.