Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.08.2024/Pykälä 200

8/02.02.02/2024

TARLA 04.06.2024 § 53 

Valmistelija Puheenjohtaja

Tarkastuslautakunnan on kuntalain 121 §:n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet.

Valtuusto on hyväksynyt, että valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arvioinnin lisäksi lautakunta tutustuu painopistejaotuksen mukaisesti kaupunkiorganisaation palvelutoimintaan pyrkien varmistamaan sen taloudellisuudesta, tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus liitetään pöytäkirjaan.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksen valtuustolle tiedoksi ja ehdottaa, että valtuusto pyytää kuntalain mukaisesti kaupunginhallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, viimeistään 30.9.2024.

Käsittely Tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Tapio Nieminen ilmoitti yhdyskuntalautakunnan varapuheenjohtajana olevansa esteellinen arvioimaan lautakunnan alaista toimintaa ja hän oli poissa kokouksesta ko. kohtaa käsiteltäessä klo 17.09-17.15. Tarkastuslautakunnan jäsen Karri Mäkelä ilmoitti olevansa ympäristölupalautakunnan jäsenenä esteellinen arvioimaan lautakunnan alaista toimintaa ja hän oli poissa kokouksesta ko. kohtaa käsiteltäessä klo 17.16-17.17.

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen.

KV 10.06.2024 § 41 

Tarkastuslautakunta

Päätösehdotus Valtuusto merkitsee arviointikertomuksen tiedoksi ja pyytää kuntalain mukaisesti kaupunginhallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, viimeistään 30.9.2024.

Päätös Valtuusto hyväksyi päätösehdotuksen.

KH 19.08.2024 § 200  

Valmistelija Hallintojohtaja Hanna Saarni, puh. 040 573 6133, hanna.saarni@forssa.fi

Tarkastuslautakunta on hallituksen, keskushallinnon ja keskusvaalilautakunnan osalta esittänyt seuraavat suositukset vuoden 2023 arviointikertomuksessaan:

Kaupunginhallitus ja keskushallinto:

1. Hallituksen tulisi kartoittaa tarve koko kaupungin ja kaupunkikonsernin kattavaan fyysiseen auditointiin turvallisuus- ja kriisivarautumisen kannalta.

2. Pöytäkirjat ovat verkossa saatavilla vain kahden vuoden ajan. Hallituksen olisi syytä uudelleenarvioida tämän keinotekoisen rajoitteen tarkoituksenmukaisuus, sillä pöytäkirjat ovat luonteeltaan julkisia.

1. suositus

Turvallisuus- ja kriisivarautumista tehdään säännöllisesti riskienhallintaryhmässä ja siellä käydään läpi myös ajankohtaiset varautumiseen tai turvallisuuteen vaikuttavat seikat. Osana tätä työtä riskienhallintaryhmä voi selvittää tarpeen fyysiseen auditointiin turvallisuus- ja kriisivarautumisen osalta.

2. suositus

Forssan kaupungin käytänteenä on ollut pitää pöytäkirjat nähtävillä verkkosivuilla kahden vuoden ajan. Kuntaliiton suosituksen mukaan kuntien tulisi pitää henkilötietoja sisältävät kokousasiakirjat verkkosivuillaan vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman rajoitetun ajan, ja on suositeltavaa poistaa ne viimeistään vuoden kuluttua niiden julkaisemisesta. Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella.

Pöytäkirjat sisältävät paljon julkisia henkilötietoja, joita ei kuitenkaan suositella pidettäväksi määräämätöntä aikaa verkossa. Tästä näkökulmasta kahden vuoden määräaikaa on pidettävä kohtuullisena sekä henkilötietojen verkkojulkisuuden että toisaalta kuntalaisten tiedonsaantioikeuden näkökulmasta. Luottamushenkilöille pöytäkirjat ovat nähtävissä ilman rajoituksia kokousportaalissa. Kuntalaisen on mahdollista pyytää kahta vuotta vanhempia pöytäkirjoja nähtäväkseen toimialojen kirjaamoista. Tästä mahdollisuudesta lisätään tieto verkkosivuille.

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus

1. merkitsee tiedokseen arviointikertomuksen vuodelta 2023

2. antaa riskienhallintaryhmälle ohjeistuksen kartoittaa tarve koko kaupungin ja kaupunkikonsernin kattavaan fyysiseen auditointiin turvallisuus- ja kriisivarautumisen kannalta

3. toteaa, että nykyinen käytänne pöytäkirjojen verkkojulkisuudesta on kuntalaisten tiedonsaannin ja toisaalta henkilötietojen suojan näkökulmasta perusteltu

4. pyytää lautakunnilta, liikelaitokselta ja konserniyhtiöiltä vastineet arviointikertomukseen omaa toimintaansa koskien 20.9. mennessä.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.