Sivistys- ja tulevaisuuslautakunta
Pöytäkirja 23.04.2024/Pykälä 42

342/02.08.00/2023

SITLA 23.04.2024 § 42  

Valmistelija Sivistysjohtaja Jarmo Pynnönen, p. 050 596 5155, jarmo.pynnonen@forssa.fi

Hankinnan tarve

Hankintayksikkö pyysi tarjousta seuraavista palvelukokonaisuuksista:

 - Pilvi-/SaaS-pohjainen varhaiskasvatusohjelmisto lisäpalveluineen

Julkisia hankintoja koskevat säännökset ja sovellettu hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista 1397/2016. Menettelytapana on:

Tarjouskilpailun vaiheet

Hankintailmoitus julkaistiin Cloudia Tarjouspalvelu-portaalissa (www.tarjouspalvelu.fi) 26.2.2024 ja hankinta-asiakirjat asetettiin sähköisesti saataville ilmoituksen yhteyteen.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää hankinnasta kysymyksiä tarjousaikana. Saadut kysymykset vastauksineen julkaistiin anonyymisti Tarjouspalvelussa.

Tarjousten avaus

Tarjoukset piti jättää Tarjouspalvelu-portaalissa viimeistään 2.4.2024 klo 15.00 mennessä.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat (aakkosjärjestyksessä): Abilita Oy ja WhileOnTheMove Oy.

Tarjouksien tarkastaminen

Hankintayksikkö tarkisti tarjouspyynnössä asetettujen vaatimuksien täyttymisen. Molemmat tarjoajat täyttivät asetetut kelpoisuusehdot.

Abilita Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja täytti kaikki vähimmäisvaatimukset. WhileOntheMove Oy:n tarjous joudutaan hylkäämään, koska se ei täytä vähimmäisvaatimuksia vaatimusmäärittelyn riveillä 63 ja 174.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti tarjouskilpailussa sovellettiin seuraavia vertailuperusteita: Tilaaja valitsee toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi katsomansa ratkaisun, joka muodostuu yhden tarjoajan kokonaisuudesta.

Kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu muodostuu vähimmäisvaatimukset täyttävien tarjousten pisteytystaulukossa (Liite 1) suoritetun laatu- ja kustannusvertailun perusteella. Painotusperusteet on ilmoitettu pisteytystaulukossa.

Hankintaprosessissa avustamassa on ollut konsulttitoimisto Learnpoint Oy.

Tarjousten vertailun tulokset

Abilita Oy:n tarjous oli ainoana hyväksyttynä tarjouksena kokonaisvaltaisesti edullisin.

Tarjousten vertailu ja pisteiden perustelut esitetään tämän päätöksen liitteenä 1.

Esitys hankinnan tekemiseksi ja jatkotoimenpiteet

Hankitaan palvelut Abilita Oy:ltä. Palvelun toimittamisen valmistelu alkaa, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Sopimusaika on neljä (4) vuotta.

 Sopimuksen syntyminen ja odotusaika

Tällä hankintapäätöksellä ei synny sopimusta hankintayksikön ja tarjoajan välille. Osapuolien välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen palvelusopimuksen.

Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Sopimus voidaan solmia sen jälkeen, kun hankintalain mukainen odotusaika (14 päivää) on kulunut umpeen.

Tämä hankintapäätös toimitetaan sähköisesti tarjouskilpailun asianosaisille.

Esittelijä Sivistysjohtaja

Päätösehdotus Sivistys- ja tulevaisuuslautakunta hyväksyy varhaiskasvatusohjelmiston hankinnan. Hankinnan kokonaisarvo 48 kk:n ajalta on 185 650 euroa.

Päätös Sivistys- ja tulevaisuuslautakunta hyväksyi päätösehdotuksen.