Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.01.2024/Pykälä 22

136/07.02.01/2020

KV 11.11.2019 § 68 

Varavaltuutettu Riikka Kinnunen luki seuraavan ostolaskujen julkai- semista koskeneen valtuustoaloitteen:             

"Kaupungin päätöksenteon ja toimintatapojen avoimuudella rakennetaan parempaa luottamusta ja edistetään demokratian toteutumista niin kaupungin päätöksenteossa kuin käytännön toiminnassa.

Julkisen sektorin kaiken tiedon pohjana on avoimuus. Jakamalla avoi- mesti tietoa tarjotaan eväitä veronmaksajien aktiivisuudelle ja lisätään heidän tietoisuuttaan julkisten varojen käytöstä ja mittasuhteista.

Avoimuus parantaa kaupungin mainetta, lisää luottamusta päätöksentekoon ja virkamiesten toimintaan sekä mahdollistaa säästöjen syntymisen. Jo yli 30 kuntaa ja muuta julkista toimijaa julkistaa vuosittain ostolaskudatansa avoimena datana joko kunnan nettisivuilla tai muilla avoimen datan alustoilla.

Ostolaskudatan julkaisemisesta on annettu joulukuussa 2016 Kuntaliiton ja 6Aika kaupunkien yhteisesti laatima suositus julkaistavan datan sisällöstä ja formaatista. Suosituksen mukainen datan julkaisu mahdollistaa vertailun muihin kuntiin.

Ostolaskutietonsa julkaisseilta kunnilta on kysytty perusteluja ostolaskudatan julkaisulle. Vastauksissa on noussut esille:

• toiminnan avoimuuden lisääminen ja luottamuksen rakentuminen,

• läpinäkyvyyden lisääntyminen ja maineen parantuminen tai säilyttä- minen,

• demokratian sekä osallistavuuden vahvistuminen,

• kilpailullisuuden edistäminen sekä

• julkaisemisella voidaan varmistaa, että kunnan hankinnat ja rahan- käyttö toteutetaan annettujen määräysten ja sovittujen sääntöjen mukaisesti.

Julkaiseminen palvelee myös kunnan luottamushenkilöitä, kun kunnan ostoista on käytettävissä ajantasaiset ja monipuoliset tiedot. Kuntalaisille tiedot kunnan ostokäytännöistä avaavat mahdollisuuden tarkastella yhteisten varojen käyttöä ja muodostaa näkemyksiä aitoon ja ajantasaiseen taloustietoon perustuen.

Ostolaskutietojen julkaisemiseen liittyvät tekniset ratkaisut ovat olemassa. Esimerkiksi Handata-palvelun tietokanta sisältää yksityiskohtaiset tiedot noin 25 miljoonasta ostolaskusta ja noin 50 000 julkisesta hankinnasta. Lisäksi palvelussa on tiedot yli 450 000 niin julkisen kuin yksityisen sektorin organisaatiosta, mm. tiedot julkisen sektorin noin 4500 toimittajaorganisaatiosta. Tekniset haasteet tai kustannukset eivät aseta ylitsepääsemättömiä esteitä tietojen julkaisemiselle.

Kanta-Hämeestä Handata-palvelussa ostolaskut julkaisevat Riihimäki ja Hattula. Riihimäen tiedoista pääsee näkemään esimerkiksi, että vuonna 2018 palvelujen osuus ostoista oli 82 %, avustusten 8 % ja ai- neiden ja tarvikkeiden 7 %. Toimittajaryhmistä suurimpia olivat kunta- yhtymät 75 %:n ja kuntayhtiöt 14 %:n osuuksilla. Lisäksi järjestelmästä näkee suurimmat kilpailutukset sekä kilpailutettujen hankintojen arvon per asukas. Myös ostot asukasta kohden ovat nähtävissä, ja samalla pääsee vertailemaan tietoja maakuntaan ja koko maahan.

Forssan kaupungin tulee olla kaikissa toiminnoissaan mahdollisimman avoin ja luottamusta herättävä. Ostolaskudatan avaaminen on erinomainen tapa lisätä päätöksenteon avoimuutta ja lisätä veronmaksajien luottamusta päätöksentekoa ja kaupungin toimintaa kohtaan.

Ehdotan, että Forssassa selvitetään mahdollisuudet avata ja julkaista ostolaskutiedot avoimena datana.”

Lisätietoja:

https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2016/kunnille-ohje-ostolaskujen- avaamisesta-avoimena-datana

https://handata.fi/

Kinnusen lisäksi aloitteen olivat allekirjoittaneet valtuutetut Sanni Grahn-Laasonen, Marjut Kallioinen, Pia Kuparinen, Matti Luostarinen, Sami Mattila, Pekka Murtolahti, Manu Mäkinen, Janne Nieminen, Lotta Saarenmaa ja Tapio Virtanen sekä varavaltuutetut Päivi Honkala ja Kaisu Norbäck.

Päätös Valtuusto lähetti aloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi.

KH 12.12.2019 § 293

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus antaa keskushallinnolle tehtäväksi laatia  aloitteessa tarkoitettua asiaa koskeva selvitys ja mahdollinen               toimenpide-esitys kaupunginhallitukselle käsiteltäväksi.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KH 22.01.2024 § 22  

Valmistelija Talousjohtaja Timo Finning, puh. 040 6694 775, timo.finning@forssa.fi

Ostolaskudatan avaaminen on kunnille vapaaehtoista, eli laista tulevaa velvoitetta siihen ei ole. Kaupungin arvona on avoimuus ja yleinen käsitys on, että ostolaskudatan avaaminen edistää avoimuutta ja vahvistaa demokratiaa. Ostolaskudatan avaaminen ja jalostaminen on myös omiaan edesauttamaan kaupungin oman toiminnan suunnittelua, johtamista ja kustannustietoista toimintatapaa. Ostolaskudatan avaaminen on näin ollen tavoiteltava asia, aivan kuten valtuustoaloitteessa esitetään. Ostolaskudatan avaamisessa on kuitenkin huomioitava tietosuojaan liittyvät seikat ja tekniset reunaehdot.

Kaupungin ostolaskut ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja. Ostolaskudatassa voi kuitenkin olla salassa pidettävää tietoa ja toiminimiä koskevia henkilötietoja. Salassa pidettävää tietoa ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Julkisuuslaki 24 § määrittelee salassa pidettävät viranomaisten asiakirjat. Tietosuojasyistä kaupunki ei voi julkaista myöskään henkilötietoja. Henkilötieto on määritelty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa. Henkilötiedolla tarkoitetaan mitä tahansa tietoa, mikä joko yksin tai yhdistettynä muihin saatavissa oleviin tietoihin kertoo jotakin tietystä henkilöstä.

Tekniset reunaehdot muodostuvat lähinnä tietosuoja-asioiden ja kaupungin taloushallintajärjestelmien yhteensovittamisesta. Kysymys on lähinnä siitä, että saadaanko data ulos järjestelmästä teknisesti sopivassa muodossa siten, että tietosuoja ei vaarannu.

Kaupungin viranhaltijat ovat selvittäneet eri vaihtoehtoja ja kumppaneita ostolaskudatan julkaisemiseksi. Huomioitavaa on, että pelkän data-aineiston julkaisemisen lisäksi dataa olisi hyvä saada rikastettua tai jalostettua helposti ymmärrettävään muotoon. Markkinakartoituksen perusteella kustannuksiltaan ja käyttökokemukseltaan parhaaksi vaihtoehdoksi on valikoitunut Hansel Oy:n ratkaisu. Hansel Oy on voittoa tavoittelematon yhteishankintayhtiö, jonka omistavat valtiovarainministeriö ja Suomen Kuntaliitto ry. Heidän tarjouksensa sisältää hankintojen tunnuslukuanalyysin ja sen esittelyn, vuosien 2022 ja 2023 ostolaskuaineiston julkaisun asiakaskohtaiseen Hansel.fi-palvelun Hankintapulssin raportointinäkymään sekä ostolaskuaineiston julkaisun avoimesti käytettäväksi www.tutkihankintoja.fi -palveluun sekä koneluettavassa muodossa kansallisessa avoimen datan portaalissa, sivuilla avoindata.fi. Tarjouksen arvo on 2200 euroa (alv 0 %). Tulevina vuosina ostolaskuaineiston vuosipäivitys Hankintapulssiin ja tutkihankintoja.fi-palveluun maksaa 1100 euroa (alv 0 %) vuodessa.

Hanselin ratkaisu ei vaadi kohtuutonta työtä kaupungin puolelta. Ostolaskudata ajetaan järjestelmästä ulos kerran vuodessa edellisen tilikauden sulkeuduttua ja data toimitetaan Hanselille. Kaupungin tekemä manuaalinen tarkastus yhdistettynä Hanselin tekniseen ratkaisuun poistaa datasta salassa pidettävät ja tietosuojaa uhkaavat tiedot. Tietojen avaaminen vaatii joka tapauksessa huolellisuutta ja rajatapauksissa on toimittava varovaisuusperiaatteen mukaisesti. Tilikauden sulkeutumisen aikataulun ja teknisen toteutuksen vuoksi vuoden 2023 ostolaskudata on mahdollista julkaista aikaisintaan maaliskuussa 2024.

Kuntaliitto on antanut vuonna 2021 ohjeen kuntien ja kuntayhtymien ostolaskudatan avaamisesta. Kaupungin hankintaohjeiden mukaan hankinta voidaan tehdä viranhaltijapäätöksenä.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää

1. hyväksyä ostolaskudatan avoimen julkaisun.

2. ehdottaa valtuustolle, että se merkitsee tiedokseen valtuustoaloitteen käsittelyn ja toteaa valtuustoaloitteen tulleen loppuun käsitellyksi.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.