Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 12.12.2023/Pykälä 71

10/02.02.02/2023

TARLA 30.05.2023 § 48 

Valmistelija Puheenjohtaja

Tarkastuslautakunnan on kuntalain 121 §:n mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet.

Valtuusto on hyväksynyt, että valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arvioinnin lisäksi lautakunta tutustuu painopistejaotuksen mukaisesti kaupunkiorganisaation palvelutoimintaan pyrkien varmistamaan sen taloudellisuudesta, tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus liitetään pöytäkirjaan.

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksen valtuustolle tiedoksi ja ehdottaa, että valtuusto pyytää kuntalain mukaisesti kaupunginhallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, viimeistään 30.9.2023.

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen.

KV 12.06.2023 § 63 

Tarkastuslautakunta

Päätösehdotus Valtuusto merkitsee arviointikertomuksen tiedoksi ja pyytää kuntalain mukaisesti kaupunginhallitukselta lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta, viimeistään 30.9.2023.

Käsittely: Puheenjohtaja totesi, että arviointikertomus tulisi käsitellä ennen tilinpäätöksen hyväksymistä ja tiedusteli valtuustolta sopiiko, että tämä pykälä käsitellään ennen tilinpäätöksen hyväksymistä. Todettiin yksimielisesti, että näin voidaan toimia.

Päätös Valtuusto hyväksyi päätösehdotuksen.

KH 14.08.2023 § 260 

Valmistelija Hallintojohtaja Hanna Saarni, puh. 040 573 6133, hanna.saarni@forssa.fi

Tarkastuslautakunta on hallituksen, keskushallinnon ja keskusvaalilautakunnnan osalta esittänyt seuraavat suositukset vuoden 2022 arviointikertomuksessaan:

Kaupunginhallitus ja keskushallinto:

1. Ehdotamme, että kaikki uudet virat tuodaan avoimeen hakuun, jollei ole selviä perusteita tehdä toisin.

Kunnnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetun lain 4 §:n mukaan virkasuhteeseen ottaminen edellyttää julkista hakumenettelyä, jollei jäljempänä toisin säädetä.

Julkisesta hakumenettelystä voidaan lain mukaan poiketa, kun kysymyksessä on sijaiseksi tai avoinna olevaan virkasuhteeseen ottaminen määräajaksi, taloudellisista ja tuotannollisista syistä irtisanotun vianhaltijan ottaminen toiseen virkasuhteeseen, 22 §:ssä tarkoitettu virkasuhteen tarjoaminen osa-aikaiselle viranhaltijalle, 24 §:ssä tarkoitettu tai muussa laissa säädetty viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen, muun työnantajan palveluksessa olevan henkilön ottaminen virkasuhteeseen lain tai sopimuksen nojalla taphtuvan toiminnan siirtämisen yhteydessä taikka muu näihin rinnastettava hallintosäännössä määrätty peruste.

Yllä oleva huomioiden uudet virat tuodaan aina avoimeen hakuun, jos ei laissa tai hallintosäännössä määritellystä erityisestä syystä ole perusteita toimia toisin. Myös määräaikaiset virat on lähtökohtaisesti laitettu julkiseen hakuun, jollei ole perusteltua syytä toimia toisin, esim. aiemman määräaikaisuuden jatkaminen sijaistustarpeen jatkuessa.

2. Tilintarkastaja on nostanut esille, että lautakunnat ovat käsitelleet vuoden 2022 käyttösuunnitelmansa kokousaineiston ”oheismateriaalina”. Käyttösuunnitelma on julkinen liite, joka tulisi liittää osaksi päätösten dokumentointia.

Kaupunginhallitus pyytää lautakuntia korjaamaan toimintatapaansa käyttösuunnitelmien kokouskäsittelyn osalta ja lisäämään ne jatkossa päätöksen julkiseksi liitteeksi.

3. Tilintarkastaja suosittelee edelleen esittämään investointiosassa hankkeiden kokonaiskustannusarviot ja aiemmin toteutuneet kustannukset, mikäli hankkeet toteutetaan pidemmällä aikavälillä, mitä talousarviosta ja –suunnitelmasta näkyy

Kaupunginhallitus kiinnittää asiaan itse huomiota jatkossa ja pyytää myös lautakuntia kiinnittämään huomiota, että päätökset valmistellaan ja tehdään tilintarkastajan suosituksen mukaisesti.

Keskusvaalilautakunnan osalta ei oltu annettu suosituksia arviointikertomuksessa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus Kaupunginhallitus

1. merkitsee tiedokseen arviointikertomuksen ja antaa omalta osaltaan yllä selostetun vastineen vuoden 2023 arviointikertomukseen.

2. pyytää lautakuntia kiinnittämään huomiota yllämainittuihin seikkoihin koskien käyttösuunnitelmien liittämistä julkiseksi liitteeksi ja hankkeiden kustannusten esittämistapaa

3. pyytää lautakunnilta, liikelaitokselta ja konserniyhtiöiltä vastineet arviointikertomukseen omaa toimintaansa koskien 15.9.2023 mennessä.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KH 09.10.2023 § 304 

Valmistelija Hallintojohtaja Hanna Saarni, puh. 040 573 6133, hanna.saarni@forssa.fi

Khal vastine 14.08.2023 § 260

Luettavissa yllä olevasta asian käsittelystä.

Jätelautakunnan vastine 30.8.2023 § 34

Kaupunginhallitus on pyytänyt lautakuntia kiinnittämään huomiota mm. käyttösuunnitelman liittämiseen julkiseksi liitteeksi. Tilintarkastaja on nostanut esille, että lautakunnat ovat käsitelleet vuoden 2022 käyttösuunnitelmansa kokousaineiston oheismateriaalina. Käyttösuunnitelma on julkinen liite, joka tulisi liittää osaksi päätösten dokumentointia.

Vastine: Arviointikertomuksessa jätelautakunnalle ei ole esitetty uusia suosituksia. Edellisen arviointikertomuksen suosituksiin todetaan reagoidun asianmukaisesti. Riskianalyysissa on kiinnitetty huomiota henkilöstön tehtävienjakoon ja niiden selkeyttämistarpeeseen. Jätelautakunnan tehtävienjakoa on pyritty selkeyttämään vuoden 2023 aikana ja tehtävienjako käydään läpi uudelleen, mikäli lisävakanssi saadaan perustettua.

Lisäksi todetaan, että jätelautakunnan vuoden 2022 käyttösuunnitelma on ollut asianmukaisesti esityslistan liitteenä, ei oheismateriaalina.

Ympäristölupalautakunnan vastine 12.9.2023 § 41

8.1 Riskianalyysi

Yhteishankkeen kuntien itsenäisyys voi tulevaisuudessa koitua rasitteeksi. Yhteistoiminnassa on sekä teknisiä- että intressihaasteita aina erilaisista pöytäkirjakäytännöistä kuntien toisistaan poikkeaviin motiiveihin, josta hyvänä esimerkkinä toimii Tammelan oma rakennusjärjestys. Tähän voisi etupainotteisesti tarjota ratkaisuna tiiviimpää yhteistyötä muuttaen toimintaa enemmän yhden kunnan alaiseksi isäntäkuntatoiminnaksi.

 Vastine: Riskianalyysissä on hyvin tuotu esille yhteistoiminnan haasteet naapurikuntien kanssa. Rakennusvalvonnan ja ympäristönsuojelun palvelualueen henkilökunta on kuitenkin mahdollisuuksiensa mukaan hoitanut tehtäviään noudattaen voimassa olevia lakeja ja kuntakohtaisia sääntöjä. Yhteistoiminnan tiivistämiseksi on yhteistoimintasopimuksen mukaisessa seurantapalaverissa 30.8.2023 käsitelty kuntalain 51 §:n (29.12.2016/1484) mukaista yhteistoimintamallia, jossa kunnilla on yhteinen toimielin, joka vastaa tehtävän hoitamisesta. Seurantapalaverissa todettiin, että seurantaryhmän nimissä asiaa ei edistetä.

 Yhdyskuntalautakunnan vastine 14.9.2023 § 75

 7.1 Riskianalyysi

 Maankäytön suunnittelun tehtäväkentän kasvaneet selvitys- ja käsittelymäärät kuormittavat henkilöstöä ja koko prosessia. Tämä aiheuttaa sen, että kaavoituksia ja maankäyttösopimuksia ei saada tehtyä toivotussa ajassa.

 7.2 Uudet suositukset

 Suosittelemme maankäytön suunnittelupalvelussa henkilöstön lisäystarpeen kartoittamista.

 Vastine: Yhdyskuntalautakunta toteaa riskianalyysiin ja suositukseen viitaten, että talousarvion 2024 valmistelussa on esitetty henkilöresurssin lisäämistä maankäytön suunnittelun palvelualueelle.

 Sivistys- ja tulevaisuuslautakunta 26.9.2023 § 93

 5.1 Riskianalyysi Suurimmat riskit olivat yhteisiä koko alueella: asiakasmaksujen vähentyminen, kiinteistöihin liittyvät riskit sekä osaavan ammattihenkilöstön rekrytointi ja nykyisen henkilöstön työssäjaksaminen

 Vastine: Asiakasmaksujen vähentyminen on toteutumassa. Vuodelle 2024 on suunnitteilla toimenpiteitä, joilla pyritään lisäämään asiakkaiden määrää ja samalla tuottoja.

 5.2 Perusopetus, 5.2.1 Akvarelli

 Kouluverkkouudistus on menossa, tulevaisuudessa eivät vanhemmat saa enää valita oppilaitosta. Peruskoulussa aloittavien lasten lukumäärä vähenee vuosittain, v. 2025 todennäköisesti ei enää riitä alakoulun aloittavia lapsia kaikkiin kouluihin. Vieremän ja Keskustan ala-asteille on tulossa yhdysluokkia. Kouluverkosta ja mm. Talsoilan koulun lakkauttamisesta on käyty paljon keskusteluja

 Vastine: Perusopetuksen oppilasmäärä vähenee, mutta maahanmuuttajien määrä on lisääntynyt. Kouluverkkoon ei ole tällä hetkellä suunnitteilla muutoksia. Oppilaiden lähikoulun osoittamisessa huomioidaan jatkossa paremmin sopivien oppilasryhmien ja luokkien muodostuminen. Tämä helpottaa myös mm. Akvarellin tilannetta.

 5.4 Kirjastotoimi

 Vastine: Omatoimikirjasto ja yhteinen kirjastoauto Tammelan kanssa ovat molemmat lähteneet hyvin käyntiin.

 5.8 Varhaiskasvatus

 Vastine: Varhaiskasvatuksen henkilöstön palkkausrakenteeseen on tehty muutoksia rekrytoinnin parantamiseksi. Myös henkilöstön tutkintoon johtavan koulutuksen tukemiseksi on hyväksytty periaatteet.

 5.9 Aikaisemmat suositukset

 Vastine: Päätösten arkistointi tehdään ohjeiden mukaisesti.

 Työllisyys- ja elinvoimalautakunta 27.9.2023 § 44

 Työllisyys- ja elinvoimalautakunta merkitsee tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen 2022 tiedoksi ja toteaa, että lautakunnan ei ole arviointikertomukseen erityistä lausuttavaa.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus Kaupunginhallitus ehdottaa valtuustolle, että se merkitsee edellä annetut selvitykset arviointikertomuksen sisältämistä huomioista ja suosituksista tiedokseen ja toteaa, että ne eivät anna aihetta muihin toimenpiteisiin.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KV 13.11.2023 § 110 

Kaupunginhallitus

Päätösehdotus Valtuusto merkitsee edellä annetut selvitykset arviointikertomuksen sisältämistä huomioista ja suosituksista tiedokseen ja toteaa, että ne eivät anna aihetta muihin toimenpiteisiin.

Päätös Valtuusto hyväksyi päätösehdotuksen.

TARLA 12.12.2023 § 71  

Esittelijä Puheenjohtaja

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi arviointikertomuksesta annetut vastineet.

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen