Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.12.2022/Pykälä 346

1. Tiedotuksen parantamista ja uuden viestintästrategian laatimista koskeva valtuustoaloite

410/07.02.01/2021

KV 21.06.2021 § 76

Valtuutettu Emmi Lintonen luki allekirjoittamansa tiedotuksen parantamista ja uuden viestintästrategian laatimista koskeneen seuraavan valtuustoaloitteen:

"Tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa kerrotaan, kuinka Forssan kaupungin organisaatiossa ei tieto kulje. Tämän takia on heti aloitettava uuden valtuustokauden alkaessa parempi tiedottaminen niin, että valtuutettujen ja kaupungin työntekijöiden tiedonsaantioikeutta parannetaan.

Tulevassa Forssan kaupunginvaltuustossa on päivitettävä uusi ja parempi viestintästrategia. Viestintästrategiassa on huomioitava kaupungin asukkaat, valtuutetut ja Forssan kaupungin työntekijät. Viestintästrategiaa johtaa Forssan kaupunki eikä tiedotusvälineet."

Emmi Lintosen lisäksi valtuustoaloitteessa olivat mukana valtuutetut Ritva Aho, Ilkka Joenpalo, Saara Jokinen, Eino Järvinen, Tomi Karlsson, Kaisa Lepola, Kaija-Leena Niemi, Tarja Rajahalme-Tahvanainen, Hannu Rekunen, Matti Uutela, Pasi Vikman ja Janne Vuorenmaa sekä varavaltuutettu Jennica Kainulainen.

Päätös Valtuusto lähetti aloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi.

KH 28.06.2021 § 218

Valmistelija  Kaupunginsihteeri Matti Pietilä, p. 03 4141 5269, matti.pietila (ät) forssa.fi

Esittelijä Kaupunginjohtaja Kesäniemi Jari

Päätösehdotus  Kaupunginhallitus antaa kaupungin johtoryhmälle tehtäväksi laatia valtuustoaloitteessa tarkoitettua asiaa koskeva selvitys ja mahdollinen toimenpide-esitys kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

2. Kaupungin viestintä- ja markkinointikäytäntöjen päivittämistä koskeva valtuustoaloite

60/07.02.01/2022

KV 31.01.2022 § 9

Valtuutettu Lotta Saarenmaa luki allekirjoittamansa kaupungin viestintä- ja markkinointikäytäntöjen päivittämistä koskeneen seuraavan valtuustoaloitteen:

"Valtuustoaloite Forssan kaupungin viestintä- ja markkinointikäytäntöjen päivittämisestä

Nyky-yhteiskunnassa erilaisten viestintätapojen määrä on lisääntynyt. Monet organisaatiot, kuten kunnat, painivat uusien viestintä- ja markkinointikanavien viidakossa. Sosiaalinen ja digitaalinen media elää ja kehittyy vauhdilla. Tuossa kehityksessä menestyvän ja kasvuun pyrkivän kunnan on oltava aktiivisesti mukana.

Kuntaliiton vuonna 2018 teettämän kuntien markkinointitutkimuksen mukaan suuri osa kunnista on panostanut entistä enemmän viestintäänsä ja sen suunnitelmallisuuteen. Tutkimuksessa moni kunta näki sen yhtenä väylänä elinvoiman, asukas- ja yrityspohjan kasvattamiseen. Näin Forssankin tulisi entistä vahvemmin nähdä.

Tutkimuksessa nousi esille myös, että kuntien yleisimmät markkinoinnin painopisteet ovat matkailussa ja tonteissa/asumisessa. Näin asia on myös Forssan nykyisen viestintä- ja markkinointikäytäntöjen kokonaisuudessa, jonka viimeisin versio on vuodelta 2015. Olisikin aika päivittää käytännöt ja viestintätavat 2020-luvulle ja pohtia painopisteitä kuntastrategian pohjalta uudelleen.

Yhtenä keskeisimpänä pohdinnan paikkana on se, miten kaupunki markkinoi kaupungista löytyviä työpaikkamahdollisuuksia, kuten avoimia työpaikkoja ja arjen peruspalveluita, ulkopaikkakunnille ja erityisesti suuriin kaupunkeihin.

Esitämme, että kaupunki:

1)     päivittää markkinointi- ja viestintäkäytäntönsä vuoden 2022 loppuun menneessä viestintä- ja markkinointistrategiaksi. Strategian avulla markkinointiin ja viestintään saadaan enemmän suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä.

2)     Laatii päivitystyön yhteydessä markkinointi- ja viestintästrategialle selkeät mittarit ja tavoitteet, joita seurataan vuosittain.

3)     Markkinointi- ja viestintästrategiatyössä hyödynnetään aktiivisesti kaupungin viestintäsuunnittelijan, sidosryhmien ja Forssan yrityskehityksen osaaminen."

Valtuutettu Lotta Saarenmaan lisäksi aloitteessa olivat mukana valtuutetut Sanni Grahn-Laasonen, Reima Hakala, Jouko Haonperä, Satu Järvinen, Antti Lindvall, Susanna Marjamäki-Vuorenpää, Tapio Nieminen ja Mika Penttilä sekä varavaltuutettu Jaana Lähteenkorva.

Päätös   Valtuusto lähetti valtuustoaloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi.

KH 07.02.2022 § 41

Valmistelija        Kaupunginsihteeri Matti Pietilä, p. 03 4141 5269, matti.pietila (ät) forssa.fi

Esittelijä            Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus    Kaupunginhallitus antaa kaupungin johtoryhmälle tehtäväksi laatia

                          valtuustoaloitteessa tarkoitettua asiaa koskeva selvitys ja mahdollinen toimenpide-esitys kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Päätös                Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.

KH 08.12.2022 § 346  

Valmistelija Kaupunginjohtajan sihteeri, markkinointisihteeri Päivi Majava, p. 03 4141 5264, paivi.majava (ät) forssa.fi

Kaupungin johtoryhmän laatima selvitys yhteisesti molempiin valtuustoaloitteisiin

1. Tiedotuksen parantamista ja uuden viestintästrategian laatimista koskeva valtuustoaloite, kv 21.6.2021 § 76
2. Kaupungin viestintä- ja markkinointikäytäntöjen päivittämistä koskeva valtuustoaloite, kv 31.1.2022 § 9

Forssan kaupunkistrategia 2030 hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 9.9.2019. Strategiassa esitettyjen tavoitteiden toiminnallistamisen tukena toimivat erilaiset toimenpideohjelmat ja niiden tuloksia mitataan säännöllisesti valituin mittarein osana talousarvioseurantaa.

Keskushallinnon markkinointi- ja viestintä on toteuttanut vuosien 2020-2021 aikana kaupunkistrategiaa tukevia materiaaleja seuraavasti:

. Brändikäsikirja

. Brändivisualisointiohje

. Viestintäohje

. Sosiaalisen median ohje

Em. materiaalit kaupunginvaltuusto hyväksyi kokouksessaan 10.5.2021, jolloin ne korvasivat edelliset vuonna 2015 hyväksytyt markkinointi- ja viestintäohjeistukset.

Forssan brändikäsikirja kertoo, miltä Forssan brändi näyttää ja kuulostaa. Brändikäsikirja pohjautuu Forssan kaupunkistrategian 2030 visioon "Järkivihreä Forssa - Kestävää elinvoimaa" ja siinä kerrottuihin avoimuuden, rohkeuden ja vastuullisuuden arvoihin. Brändikäsikirja toteutettiin kaupungin brändityöryhmän ja Mainostoimisto Neljä Ulottuvuutta Oy:n toimesta. Brändityöhön ja laadittujen materiaalien selvitystyöhön osallistettiin eri kohderyhmiä: kaupunginvaltuutetut, kaupungin henkilöstö, asukkaat ja erikseen ikäihmiset, opiskelijat ja yrittäjät korona-ajasta johtuen pääosin sähköisillä brändikyselyillä ja etätyöpajoilla. Jokainen kaupungin organisaatiossa toimiva viestii koko ajan ja toimii siten Forssan brändilähettiläänä.

Uskottava ja yhdenmukainen visuaalinen identiteetti parantaa kaupungin tunnettavuutta ja vahvistaa brändiä, joten brändikäsikirjaa tukemaan toteutettiin myös brändivisualisointiohje. Myös koko kaupunkikonsernin markkinointiviestinnän tulisi olla ilmeeltään tunnistettavaa ja yhtenäistä ja tätäkin tavoitellaan ko. ohjeiden avulla. Visuaalisen ilmeen perustana on Forssan kaupungin graafinen ohjeisto (2005). Brändivisualisointiohje ohjaa kaupungin markkinoinnin ja viestinnän visuaalista ilmettä yksityiskohtaisemmin kuin brändikäsikirja ja graafinen ohjeisto. Ulkopuolisena asiantuntijana visualisointityössä toimi Mainossatama Oy.

Sosiaalisen median ohjeessa esitetään toimintaperiaatteet Forssan kaupungin sosiaalisen median kanavien käytössä ja ohjataan niissä toimimista.

Kokoavana osana markkinoinnin ja viestinnän ohjeistuksen kokonaisuutta on laadittu viestintäohje eli viestintäsuunnitelma, joka on yksi kaupunkistrategian toiminnallistamiseksi laadituista toimintaohjelmista ja joka myös osaltaan toteuttaa kaupunkistrategiaa. Se ohjaa ja ohjeistaa kaupunkiorganisaatiota tiedottamisesta, viestinnästä ja markkinoinnista, jotta kuntalaissa määritelty kunnan viestintävelvoite toteutuu. Kunnan viestintää ohjaa kuntalain ja perustuslain lisäksi myös monet muut lait ja EU-direktiivit. Kaupunkiorganisaation viestinnän tavoitteena on lisätä kaupungin toiminnan avoimuutta ja lisätä jatkuvaa vuorovaikutusta kuntalaisten ja muiden kaupungin kohde- ja sidosryhmien välillä. Viestintäohjeessa viestintäkokonaisuuden vastuut ja organisointi on määritelty. Eri viestinnän muodot, toimintamallit ja viestinnän välineet sekä niiden käyttömahdollisuuksia esitellään viestintäohjeessa.

Markkinoinnin ja viestinnän ohjeistuskokonaisuutta on esitelty kaupunkiorganisaatiossa ja siitä on järjestetty esittely- ja koulutustilaisuuksia. Kaupungin markkinointia ja viestintää edistetään ja kehitetään yhteistyössä kaupungin toimialojen ja Forssan Yrityskehityksen kesken mm. kaupunginjohtajan nimeämässä 13-jäsenisessä markkinointi- ja viestintäryhmässä. Talousarviossa määriteltyjä tavoitteiden saavuttamiseksi laaditaan vuosittain markkinointi- ja viestintäsuunnitelma, johon kirjataan pääteemat, kohderyhmät, sisällöt ja viestintäkanavat. Suunnitelmaa päivitetään tarvittaessa.

Hyvä henkilöstöviestintä on välttämätöntä tulokselliselle ja tavoitteelliselle toiminnalle, palveluiden laadun kehittämiselle ja työhyvinvoinnille. Henkilöstöviestinnän välineitä ovat mm. työpaikkakokoukset, tiedotustilaisuudet, tiedotteet, ohjeet ja viestintä sähköisten kanavien kautta. Kesäkuussa 2021 uudistettu kaupungin henkilöstön sisäinen Intranet sekä valtuustokauden alussa uudistettuna käyttöönotettu luottamushenkilöportaali ovat digitaalisia ja monikäyttöisiä välineitä sisäiseen viestintään sekä päätösviestintään.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Jari Kesäniemi, p. 03 4141 5260

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee tiedokseen yllä olevan selvityksen ja ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että se merkitsee tiedokseen yllä olevan selvityksen viestinnän, tiedotuksen ja markkinoinnin kehittämistä koskeviin valtuustoaloitteisiin ja toteaa valtuustoaloitteet loppuunkäsitellyiksi.

Asian käsittely: Lotta Saarenmaa esitti asian palauttamista valmisteluun. Keskustelun perusteella puheenjohtaja tiedusteli voidaanko asia yksimielisesti palauttaa valmisteluun. Todettiin, että näin voidaan tehdä.

Päätös Palautettiin yksimielisesti valmisteluun.

 Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja Kaisa Lepola saapui kokoukseen tämän asian käsittelyn aikana.